Der Bericht ist das Einzige, was Sie sehen
Die meiste Arbeit eines Sicherheitsdienstes geschieht, wenn Sie nicht da sind: nachts, am Wochenende, in leeren Hallen oder auf der Baustelle. Was in dieser Zeit passiert ist, erfahren Sie fast nur aus dem Bericht. Ein guter Wachbericht macht die Leistung sichtbar, ein schlechter lässt Sie im Dunkeln.
Trotzdem werden Berichte oft nur abgeheftet. Dabei sind sie im Ernstfall Beweismittel, für die Versicherung, für eine Anzeige oder für ein Gespräch mit einem Mieter. Und im Alltag zeigen sie, ob die vereinbarte Leistung wirklich erbracht wird.
Woran Sie einen schwachen Bericht erkennen
Jeder, der schon einmal Wachbücher gelesen hat, kennt die Einträge, die nichts aussagen. „Rundgang durchgeführt, keine besonderen Vorkommnisse“ steht dann zwölfmal untereinander, in derselben Handschrift, oft mit glatten Uhrzeiten. Solche Einträge sind nicht falsch, aber sie beweisen wenig. Typische Warnzeichen sind:
- Immer gleiche Formulierungen, unabhängig von Wetter, Wochentag oder Objektzustand
- Runde Uhrzeiten wie 22:00, 0:00 und 2:00 ohne jede Abweichung
- Keine Angabe, welche Bereiche kontrolliert wurden
- Meldungen ohne Folge: ein Mangel wird notiert, aber nie, wer informiert wurde
- Wertungen statt Beobachtungen, etwa „verdächtige Person“ ohne Beschreibung
Ein einzelnes Warnzeichen ist noch kein Beleg für schlechte Arbeit. Häufen sie sich, lohnt sich aber ein Gespräch mit der Einsatzleitung.
Die Inhalte eines guten Berichts
Ein guter Bericht beantwortet die klassischen W-Fragen: Wer, wann, wo, was, wie und mit welcher Folge. Er ist nüchtern, vollständig und so geschrieben, dass ihn auch jemand versteht, der das Objekt nicht kennt. Unterscheiden sollten Sie zwischen dem laufenden Schichtbericht und dem Bericht zu einem besonderen Ereignis:
| Bestandteil | Schichtbericht | Ereignisbericht |
|---|---|---|
| Dienstbeginn und -ende | Ja, mit Namen der Kraft | Ja, Uhrzeit des Ereignisses minutengenau |
| Kontrollierte Bereiche | Rundgänge mit Kontrollpunkten | Ort des Ereignisses genau beschrieben |
| Feststellungen | Offene Fenster, Licht, Schäden, Technikmeldungen | Was beobachtet wurde, ohne Wertung |
| Maßnahmen | Was erledigt wurde, etwa Tür verschlossen | Was getan wurde, in zeitlicher Folge |
| Informierte Stellen | Bei Bedarf | Polizei, Feuerwehr, Ansprechpartner, mit Uhrzeit |
| Belege | Fotos bei Mängeln | Fotos, Zeugen, Aktenzeichen der Polizei |
Beim Ereignisbericht ist die Trennung von Beobachtung und Bewertung besonders wichtig. Statt „Ein Betrunkener pöbelte herum“ schreibt eine erfahrene Kraft: „Männliche Person, etwa 30 Jahre, dunkle Jacke, rief laut Beleidigungen in Richtung Eingang, schwankender Gang.“ So kann sich jeder später selbst ein Bild machen. Mehr dazu lesen Sie im Ratgeber zu Einsatzbericht und Wachbuch.
Digital oder auf Papier?
Das klassische Wachbuch hat ausgedient, wo es um Nachweis geht. Digitale Berichte haben drei große Vorteile. Der Zeitstempel wird vom System gesetzt und nicht von Hand eingetragen. Fotos lassen sich direkt am Ort anhängen. Und Sie als Auftraggeber sehen den Bericht kurz nach Schichtende, statt am Monatsende einen Ordner zu bekommen.
Kombiniert mit einem Wachrundgang-Kontrollsystem, bei dem Kontrollpunkte im Objekt erfasst werden, entsteht ein recht vollständiges Bild: wann welcher Punkt erreicht wurde und was dort festgestellt wurde. Achten Sie dabei auf den Datenschutz. Berichte mit Personenbezug brauchen Zugriffsregeln und eine Löschfrist.
Was Sie vereinbaren sollten
Die Qualität der Berichte lässt sich vertraglich festlegen. Sinnvoll sind Regelungen dazu, welche Inhalte jeder Bericht enthält, in welcher Form und wie schnell er Ihnen vorliegt, und welche Ereignisse sofort telefonisch gemeldet werden. Legen Sie außerdem fest, wer auf Ihrer Seite die Berichte liest. Ein Bericht, den niemand liest, ändert nichts.
Besonders bewährt hat sich ein kurzer Blick auf die Berichte jede Woche und ein ausführlicheres Gespräch im Quartal. Wiederkehrende Mängel wie ein klemmendes Tor oder eine defekte Beleuchtung fallen dann auf, bevor daraus ein Schaden wird. Hinweise zur Überprüfung der Leistung gibt der Ratgeber zur Qualitätskontrolle.
Staffsec arbeitet mit digitalen Kontroll- und Einsatzberichten mit Zeitstempel und Fotos, etwa im Objektschutz und bei der Baustellenbewachung. Fragen dazu beantworten wir gern über das Kontaktformular.
