Wozu ein Wachbuch dient
Das Wachbuch hält fest, was während der Bewachung eines Objekts geschieht: wer wann im Dienst war, welche Kontrollgänge gelaufen sind, was dabei auffiel und wie reagiert wurde. Früher war es ein gebundenes Buch an der Pforte. Heute ist es meist digital, auf Smartphone oder Tablet, mit Zeitstempel und Fotos.
Es erfüllt drei Aufgaben zugleich. Für den Auftraggeber ist es der Nachweis, dass die vereinbarte Leistung erbracht wurde. Für den Sicherheitsdienst ist es ein Werkzeug der Qualitätskontrolle und der Übergabe zwischen Schichten. Und im Streitfall — nach einem Einbruch, einem Unfall, einem Hausverbot — ist es ein wichtiges Beweismittel.
Was hineingehört
| Eintrag | Beispiel |
|---|---|
| Dienstbeginn und Dienstende | Name der Kraft, Uhrzeit, Übernahme von Schlüsseln und Funkgerät |
| Kontrollgänge | Start, Ende, geprüfte Punkte, gegebenenfalls über Kontrollpunkte erfasst |
| Feststellungen | offenes Fenster im zweiten Obergeschoss, Licht in Halle 3 nicht ausgeschaltet |
| Maßnahmen | Fenster geschlossen, Haustechnik informiert, Rückmeldung erhalten |
| Besondere Vorkommnisse | Alarm, Personen auf dem Gelände, Polizei vor Ort, mit genauer Zeitfolge |
| Übergaben | offene Punkte an die nächste Schicht oder an den Auftraggeber |
Ein guter Eintrag beantwortet die W-Fragen: Wer, was, wann, wo, wie und was wurde veranlasst. Er beschreibt Tatsachen, nicht Vermutungen. „Tür war offen“ ist eine Feststellung; „Tür wurde vermutlich vom Reinigungsdienst offen gelassen“ ist eine Vermutung und gehört allenfalls als solche gekennzeichnet dazu.
Digital oder auf Papier
Digitale Wachbücher haben klare Vorteile. Einträge lassen sich nicht nachträglich unbemerkt ändern, Zeitstempel und Fotos erhöhen die Beweiskraft, und der Auftraggeber kann Berichte zeitnah einsehen statt Wochen später. Papier hat seine Berechtigung dort, wo kein Netz vorhanden ist oder eine Vorschrift es ausdrücklich verlangt.
- Lassen Sie sich zeigen, wie ein Bericht aussieht, bevor Sie einen Vertrag schließen.
- Klären Sie, wann und in welcher Form Sie Berichte erhalten.
- Fragen Sie, wie Einträge gegen nachträgliche Änderung geschützt sind.
- Achten Sie darauf, dass personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden wie nötig.
- Lesen Sie in den ersten Wochen regelmäßig mit — so fällt auf, ob die Einträge aussagekräftig sind.
Datenschutz nicht vergessen
Im Wachbuch stehen oft Namen von Besuchern, Beschäftigten oder Personen, die angesprochen wurden. Das sind personenbezogene Daten. Es braucht deshalb eine klare Zweckbindung, eine Zugriffsregelung und eine Löschfrist. Wer das Wachbuch für den Auftraggeber führt, regelt das am besten schon im Vertrag.
Staffsec führt digitale Kontroll- und Einsatzberichte mit Zeitstempel und Fotos, etwa im Objektschutz und im Revierdienst.