Zwei Zwecke, eine Aufzeichnung
Zeiterfassung heißt, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit jeder Einsatzkraft festzuhalten. Im Sicherheitsdienst dient dieselbe Aufzeichnung zwei Seiten: dem Arbeitgeber für die Lohnabrechnung und die Einhaltung des Arbeitszeitrechts, dem Auftraggeber als Beleg dafür, dass die bestellte Besetzung tatsächlich auf dem Objekt war.
Gerade bei Nachtdiensten, Wochenendschichten und kurzfristigen Zusatzstunden entstehen schnell Abweichungen zwischen Dienstplan und tatsächlichem Einsatz. Wer erst am Monatsende zusammenrechnet, findet sie kaum noch. Eine saubere Erfassung am Einsatzort verhindert Streit, bevor er entsteht.
Was rechtlich verlangt wird
Das Arbeitszeitgesetz verpflichtet Arbeitgeber, Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich sowie Arbeit an Sonn- und Feiertagen aufzuzeichnen (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass sich aus dem Arbeitsschutzgesetz darüber hinaus eine allgemeine Pflicht ergibt, die gesamte Arbeitszeit zu erfassen.
Für das Wach- und Sicherheitsgewerbe kommt eine Besonderheit hinzu: Es gehört zu den Branchen, die das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz ausdrücklich nennt. Deshalb gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind zeitnah festzuhalten und die Unterlagen über Jahre aufzubewahren. Bei Prüfungen durch den Zoll müssen sie vorgelegt werden können.
Wie in der Praxis erfasst wird
Papierne Stundenzettel sind im Wachdienst weitgehend abgelöst. Üblich sind heute digitale Lösungen, die mit dem Dienstplan verbunden sind:
- Ein- und Ausbuchen per App auf dem Diensthandy, mit Zeitstempel und Standortbezug.
- Kontrollpunkte am Objekt, die beim Rundgang gescannt werden und so zugleich Anwesenheit und Streckenführung belegen.
- Terminals an Pforte oder Wachraum, häufig bei Dauerbesetzungen im Werkschutz.
- Abgleich mit dem Wachbuch, in dem Schichtübergaben und Besonderheiten stehen.
Wichtig ist, dass Korrekturen nachvollziehbar bleiben. Wird eine Zeit nachträglich geändert, sollte erkennbar sein, wer das wann und aus welchem Grund getan hat. Ein System, das stille Änderungen erlaubt, taugt als Nachweis wenig.
Den Stundennachweis als Auftraggeber prüfen
Für Sie als Auftraggeber ist der Stundennachweis das wichtigste Werkzeug, um eine Rechnung nachzuvollziehen. Er sollte je Tag und Position lesbar sein, nicht nur als Summe für den Monat. Achten Sie auf diese Punkte:
- Stimmen die Schichtzeiten mit der vereinbarten Besetzung überein, etwa Nachtdienst von Schließung bis Öffnung?
- Sind Doppelbesetzungen tatsächlich doppelt erfasst und nicht nur doppelt berechnet?
- Wie werden Übergabezeiten, Pausen und Zusatzeinsätze nach einer Alarmverfolgung ausgewiesen?
- Passen Rundgangsprotokolle und Kontrollpunkte zu den Stunden auf der Rechnung?
Unklarheiten klären Sie am besten im Vertrag: welches Format der Nachweis hat, wann er geliefert wird und wie Abweichungen gemeldet werden. Staffsec dokumentiert Einsätze mit digitalen Kontroll- und Einsatzberichten mit Zeitstempel, die sich neben die Abrechnung legen lassen.