Warum die ersten Dienste so wichtig sind
Eine Sicherheitskraft kann noch so gut ausgebildet sein: In einem fremden Gebäude kennt sie weder die Wege noch die Eigenheiten der Technik noch die Menschen, die dort arbeiten. Wer am ersten Abend nicht weiß, wo die Brandmelderzentrale hängt oder welche Tür der Hausmeister abends offen lässt, verliert im Ernstfall wertvolle Minuten.
Die Einarbeitung ist deshalb keine Formsache, sondern der Teil des Auftrags, der über die Qualität der nächsten Monate entscheidet. Sie betrifft den Start eines neuen Auftrags genauso wie jede neue Kraft, die später ins Objekt kommt, etwa als Urlaubs- oder Krankheitsvertretung.
Vor dem ersten Dienst: was geklärt sein muss
Bevor die erste Schicht beginnt, sollten Auftraggeber und Dienstleister einige Grundlagen gemeinsam festgelegt haben. Am besten geschieht das bei einer Objektbegehung, bei der beide Seiten das Gelände zusammen ablaufen.
- eine schriftliche Dienstanweisung mit Aufgaben, Zeiten, Rundgängen und Meldewegen
- eine aktuelle Alarm- und Ansprechpartnerliste mit Erreichbarkeiten außerhalb der Bürozeiten
- Lagepläne mit Fluchtwegen, Sammelplätzen, Absperrventilen und Hauptschaltern
- Regelungen zu Schlüsseln, Karten und Codes einschließlich Verwahrung
- Hinweise zur Haustechnik: Brandmeldeanlage, Einbruchmeldeanlage, Videoanlage, Aufzüge
- Absprachen zu Besuchern, Lieferanten, Fremdfirmen und Fundsachen
Die Einweisung im Objekt: so läuft sie ab
Eine bewährte Einweisung folgt einem festen Ablauf. Zuerst erklärt eine verantwortliche Person des Auftraggebers, zum Beispiel Haustechnik oder Facility Management, die Besonderheiten des Gebäudes. Anschließend geht die Objektleitung des Dienstleisters mit der neuen Kraft die Rundgänge ab, zeigt die Kontrollpunkte und erklärt, wie Feststellungen gemeldet werden.
Danach folgen eine oder mehrere Einarbeitungsschichten, in denen die neue Kraft mit einer erfahrenen Kraft gemeinsam Dienst tut. Wie viele es sein müssen, hängt vom Objekt ab. Ein kleines Bürogebäude ist schneller erklärt als ein Werksgelände mit mehreren Toren, Lkw-Verkehr und Schichtbetrieb. Am Ende bestätigt die neue Kraft schriftlich, dass sie eingewiesen wurde und die Dienstanweisung kennt.
Wichtig ist, dass die Einweisung auch die Fälle abdeckt, die selten vorkommen: Was passiert bei einem Wasserrohrbruch am Wochenende? Wer wird angerufen, wenn der Strom ausfällt und die Tiefkühlung im Lager betroffen ist? Gerade diese Fragen zeigen, ob ein Objekt wirklich verstanden wurde.
Checkliste für die Einarbeitung
Die folgende Übersicht eignet sich als Grundlage für ein Einweisungsprotokoll. Passen Sie sie an Ihr Objekt an.
| Bereich | Inhalt der Einweisung | Nachweis |
|---|---|---|
| Gebäude und Gelände | Zugänge, Tore, Rundgänge, Kontrollpunkte, kritische Bereiche | Begehung mit Unterschrift |
| Technik | Bedienung der Brandmelde- und Einbruchmeldeanlage, Störungsanzeigen | Vorführung durch Haustechnik |
| Notfälle | Feuer, Einbruch, Verletzung, Unwetter, Stromausfall | Ablauf im Alarmplan nachgesprochen |
| Schlüssel und Zugänge | Schlüsselbuch, Ausgabe und Rückgabe, Codes | Übergabeprotokoll |
| Menschen | Ansprechpartner, Mieter, Fremdfirmen, Besucherregeln | Kontaktliste ausgehändigt |
| Arbeitsschutz | objektbezogene Gefahren, Wege, Beleuchtung, Schutzausrüstung | Unterweisung dokumentiert |
Arbeitsschutz und Unterweisung
Für Wach- und Sicherungsdienste gilt die DGUV Vorschrift 23 „Wach- und Sicherungsdienste“. Sie verpflichtet den Arbeitgeber der Sicherheitskräfte unter anderem, die Kräfte für ihre Aufgaben zu unterweisen und die Gefahren im jeweiligen Objekt zu berücksichtigen. Das ist in erster Linie Sache des Dienstleisters.
Als Auftraggeber tragen Sie aber dazu bei, indem Sie auf die Gefahren in Ihrem Objekt hinweisen: Gefahrstofflager, Hochspannung, ungesicherte Absturzkanten auf Baustellen, Bereiche mit Staplerverkehr oder Hunde auf dem Gelände. Diese Informationen gehören in die Dienstanweisung und in die Einweisung. Gerade auf Baustellen ändern sich die Gefahren mit jedem Bauabschnitt, die Einweisung muss dann aktualisiert werden.
Schlüssel und Zugangsmedien sauber übergeben
Kaum etwas sorgt später für so viel Ärger wie unklare Schlüsselverhältnisse. Deshalb sollte jede Übergabe protokolliert werden: welcher Schlüssel, welche Karte, welche Schließberechtigung, an wen, wann. Im Objekt selbst gehören die Schlüssel in einen verschlossenen Schlüsselschrank oder ein Schlüsseldepot, nicht in eine Schreibtischschublade.
Für den Revier- und Interventionsdienst werden Schlüssel häufig beim Dienstleister verwahrt, damit bei einem Alarm jemand ins Objekt kommt. Auch hier gilt: Übergabe dokumentieren, Verwahrung beschreiben lassen und bei Personalwechseln nicht vergessen, Codes zu ändern, wenn das vereinbart ist.
Vertretungen vorbereiten, bevor sie gebraucht werden
Urlaub und Krankheit gibt es in jedem Team. Ein gut organisierter Dienstleister arbeitet deshalb pro Objekt mit einem festen Stamm und einigen eingewiesenen Vertretungskräften. Diese Springer kennen das Objekt aus früheren Diensten und müssen nicht am Abend des Ausfalls zum ersten Mal eingewiesen werden.
Fragen Sie bei der Beauftragung, wie viele Kräfte für Ihr Objekt eingearbeitet werden und wie die Vertretung geregelt ist. Für einen Auftrag rund um die Uhr reicht ein Stamm von zwei oder drei Personen nicht aus, weil allein die gesetzlichen Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz mehr Kräfte erfordern.
Typische Fehler beim Start
- Einweisung nur mündlich: Was nicht aufgeschrieben ist, geht beim nächsten Personalwechsel verloren.
- Haustechnik nicht eingebunden: Die Sicherheitskraft soll Störungen bewerten, hat aber nie gesehen, wie die Anlage im Normalzustand aussieht.
- Alarmliste veraltet: Ansprechpartner haben gewechselt, Telefonnummern stimmen nicht mehr.
- Keine Rückmeldung nach den ersten Wochen: Gerade am Anfang fallen Lücken in der Dienstanweisung auf. Planen Sie nach etwa vier Wochen ein kurzes Abstimmungsgespräch ein.
- Neue Kräfte ohne Begleitung: Wer allein in ein unbekanntes Objekt geschickt wird, arbeitet zwangsläufig unsicher.
Ihr Beitrag als Auftraggeber
Eine gute Einarbeitung ist Teamarbeit. Der Dienstleister bringt Ablauf, Schulung und Dokumentation mit, Sie bringen das Wissen über Ihr Gebäude ein. Planen Sie für den Start Zeit ein, benennen Sie einen festen Ansprechpartner und informieren Sie die Objektleitung frühzeitig über Änderungen. So wird aus einer fremden Kraft schnell jemand, der Ihr Objekt kennt.
Staffsec arbeitet neue Kräfte nach einem festen Ablauf mit Begehung, Einweisungsprotokoll und begleiteten Diensten ein. Für Fragen zu Ihrem Objekt erreichen Sie uns über die Kontaktseite.
