Pfortendienst und Torkontrolle:wer rein darf und wer nicht

Die Pforte als Nadelöhr des Betriebs

Auf einem Betriebsgelände laufen an der Pforte alle Wege zusammen: Beschäftigte zu Schichtbeginn, Lkw mit Rohstoffen, Paketdienste, Handwerker, Besucher, Entsorger. Die Pforte entscheidet, wer das Gelände betritt, und hält fest, wer gerade drin ist. Fällt sie aus oder arbeitet sie nachlässig, ist der ganze Zaun drumherum nur noch Dekoration.

Gleichzeitig darf die Pforte den Betrieb nicht lahmlegen. Ein Lkw, der eine halbe Stunde vor dem Tor steht, kostet Geld und blockiert womöglich die Straße. Ein guter Pfortendienst findet die Balance zwischen gründlicher Kontrolle und flüssigem Ablauf. Das gelingt nur mit klaren Regeln und eingespielten Kräften.

Aufgaben eines Pfortendienstes

Je nach Betrieb übernimmt die Pforte unterschiedlich viel. In Industrie- und Logistikbetrieben in Schleswig-Holstein und im Hamburger Hafenumfeld gehören meist diese Aufgaben dazu:

• Kontrolle von Werks- und Mitarbeiterausweisen beim Betreten und Verlassen
• Anmeldung, Registrierung und Weiterleitung von Besuchern
• Abfertigung des Lieferverkehrs: Lieferschein prüfen, Rampe oder Ladezone zuweisen, Ein- und Ausfahrt erfassen
• Registrierung und Einweisung von Fremdfirmen, Ausgabe von Fremdfirmenausweisen
• Bedienung von Schranken, Toren und Drehkreuzen
• Überwachung von Gefahrenmeldeanlagen und Videobildern, sofern auf die Pforte aufgeschaltet
• Schlüssel- und Kartenausgabe, Fundsachen, Annahme von Meldungen
• Erste Anlaufstelle im Notfall: Alarmierung, Einweisung von Feuerwehr und Rettungsdienst

Ablauf der Lkw-Abfertigung

Der Lieferverkehr ist an vielen Pforten die größte Aufgabe. Ein klarer Ablauf vermeidet Staus und Diskussionen. Bewährt hat sich folgende Reihenfolge:

• Fahrer meldet sich an der Pforte, Fahrzeug wartet auf einer markierten Fläche außerhalb der Fahrbahn
• Abgleich von Lieferschein, Kennzeichen und Spediteur mit der Avisierung oder Rückfrage beim Wareneingang
• Erfassung von Uhrzeit, Kennzeichen und Ziel im Pfortenbuch oder digitalen Bericht
• Ausgabe eines Laufzettels oder Besucherausweises, Hinweis auf Geschwindigkeit, Fahrwege und Sicherheitsregeln
• Zuweisung der Rampe oder Ladezone, bei Bedarf Begleitung
• Bei der Ausfahrt: Rückgabe des Ausweises, Abgleich der Papiere für ausgehende Ware, Austragung

Fremdfirmen: Einweisung nicht vergessen

Handwerker, Wartungstechniker und Montagefirmen sind auf Betriebsgeländen ein besonderes Thema. Der Betreiber muss nach dem Arbeitsschutzrecht dafür sorgen, dass sie über die Gefahren auf dem Gelände informiert sind. Die Pforte ist der richtige Ort, das nachzuhalten. Wer keine gültige Unterweisung hat, kommt nicht aufs Gelände, sondern wird an den zuständigen Koordinator verwiesen.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Montagmorgen stehen drei Handwerkerbusse vor dem Tor, angemeldet ist nur einer. Statt alle durchzuwinken oder alle wegzuschicken, ruft die Pforte den zuständigen Ansprechpartner im Betrieb an. Er bestätigt, wer erwartet wird, und holt die übrigen zur Unterweisung ab. So bleibt der Ablauf nachvollziehbar, und niemand steht unnötig lange am Tor.

Die Pforte prüft dabei nicht selbst die Inhalte der Unterweisung, sondern ob sie nachweislich stattgefunden hat. Dafür braucht sie eine aktuelle Liste oder ein System, in dem gültige Unterweisungen hinterlegt sind. Zusätzlich hält sie fest, welche Firma mit wie vielen Personen auf dem Gelände ist. Das hilft bei einer Räumung erheblich.

Fahrzeug- und Taschenkontrollen: was erlaubt ist

Kontrollen von Fahrzeugen, Taschen oder Ladungen sind ein Eingriff in die Rechte der Betroffenen. Der Sicherheitsdienst hat dafür keine eigenen Befugnisse, sondern handelt im Rahmen des Hausrechts des Auftraggebers. Kontrollen setzen deshalb in der Regel eine Einwilligung voraus. Diese kann zum Beispiel über die Zutrittsbedingungen eingeholt werden: Wer das Gelände betritt, akzeptiert stichprobenartige Kontrollen. Verweigert jemand die Kontrolle, kann ihm der Zutritt verweigert werden, durchsuchen darf der Pfortendienst gegen den Willen nicht.

Bei Kontrollen von Beschäftigten kommt das Betriebsverfassungsrecht hinzu. Fragen der Ordnung im Betrieb und des Verhaltens der Arbeitnehmer unterliegen der Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG. In Betrieben mit Betriebsrat sollte eine Betriebsvereinbarung regeln, wann, wie und durch wen kontrolliert wird. Mehr dazu im Ratgeber Taschenkontrolle: was erlaubt ist.

Die Pfortenanweisung: was vor dem Start feststehen muss

Eine Pforte arbeitet nur so gut wie ihre Anweisung. Klären Sie vor Beginn des Auftrags mindestens diese Punkte:

Typische Schwachstellen an Pforten

Bei Begehungen fallen uns immer wieder ähnliche Lücken auf. Die meisten lassen sich mit wenig Aufwand schließen:

• Nebentore, die tagsüber offen stehen, weil es bequemer ist
• Ausweise, die nur kurz hochgehalten statt tatsächlich geprüft werden
• Besucherausweise ohne Rückgabekontrolle, die nach Wochen noch im Umlauf sind
• Fremdfirmenlisten, die seit Monaten nicht aktualisiert wurden
• Pfortenkräfte, die allein so viele Lkw abfertigen müssen, dass für Kontrollen keine Zeit bleibt
• Keine Regelung für die Zeit, in der die Pforte für einen Rundgang verlassen wird

Pforte mit oder ohne Rundgänge

In der Nacht und am Wochenende ist an vielen Pforten wenig los. Dann liegt es nahe, die Pfortenkraft auch Kontrollgänge über das Gelände machen zu lassen. Das ist möglich, muss aber durchdacht sein: Wer bedient während des Rundgangs das Tor? Ist die Pforte dann verschlossen, und wie erreichen Lieferanten oder Rettungskräfte jemanden? Für Alleinarbeit braucht es außerdem eine Gefährdungsbeurteilung und gegebenenfalls ein Personen-Notsignal-Gerät. Mehr zu Rundgängen in der Nacht lesen Sie im Ratgeber Nachtwache im Objekt.

Staffsec besetzt Pforten im Rahmen von Werkschutz und Empfangs- und Pfortendienst und dokumentiert Ein- und Ausfahrten, Kontrollgänge und Vorfälle in digitalen Berichten mit Zeitstempel.