Warum Gewohnheiten mehr bewirken als der Vertrag
Der Vertrag regelt, was geschuldet ist. Ob der Dienst im Alltag rund läuft, entscheidet sich aber an kleinen Dingen: Wer ruft wen an, wenn ein Tor klemmt? Wer erfährt, dass am Freitag ein Handwerker nach Feierabend kommt? Wer liest den Bericht der Nacht?
Aus vielen Objekten in Schleswig-Holstein, Hamburg und Berlin kennen wir beide Seiten. Dort, wo es gut läuft, haben Auftraggeber und Sicherheitsdienst ein paar feste Gewohnheiten entwickelt. Keine davon ist aufwendig. Zusammen sorgen sie dafür, dass Probleme früh auffallen und nicht erst beim nächsten Vorfall.
Gewohnheit 1 und 2: feste Ansprechpartner und eine aktuelle Dienstanweisung
Feste Ansprechpartner auf beiden Seiten. Benennen Sie eine Person, die für den Sicherheitsdienst spricht, und eine Vertretung. Umgekehrt sollte Ihnen der Dienstleister einen Einsatzleiter nennen, der Ihr Objekt kennt und erreichbar ist. Wenn fünf Leute aus Ihrem Haus Aufträge an die Wache geben, entstehen widersprüchliche Anweisungen. Die Einsatzkraft vor Ort kann das nicht auflösen.
Eine Dienstanweisung, die stimmt. Die Dienstanweisung ist das Arbeitsbuch der Wache. Sie veraltet schneller, als man denkt: neue Mieter, ein umgebauter Lieferhof, eine andere Telefonnummer für die Haustechnik. Gehen Sie sie mindestens zweimal im Jahr gemeinsam durch und nach jeder größeren Änderung im Objekt. Wie eine gute Anweisung aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber Dienstanweisung erstellen.
Gewohnheit 3: Änderungen vorher ankündigen
Die meisten Missverständnisse entstehen durch Dinge, von denen die Wache nichts wusste. Ein Beispiel aus dem Alltag: Ein Dienstleister soll am Samstag Server tauschen, niemand sagt es dem Sicherheitsdienst. Der Mitarbeiter am Empfang lässt ihn zu Recht nicht hinein, der Termin platzt, der Ärger landet beim Falschen.
- Fremdfirmen und Handwerker außerhalb der Geschäftszeiten
- Umzüge, Lieferungen und Veranstaltungen im Haus
- Neue oder ausgeschiedene Mitarbeiter mit Schlüssel oder Zutrittsrecht
- Baustellen, gesperrte Wege, abgeschaltete Technik
- Geänderte Öffnungszeiten, etwa an Brückentagen oder in den Betriebsferien
Ein kurzer Hinweis per Mail an den Einsatzleiter reicht meist. Wichtig ist, dass er rechtzeitig kommt, damit die Information auch die Kraft in der Nachtschicht erreicht.
Gewohnheit 4: Berichte lesen und beantworten
Ein guter Sicherheitsdienst dokumentiert, was er sieht: offene Fenster, defekte Beleuchtung, auffällige Fahrzeuge, Schäden am Zaun. Diese Hinweise sind nur etwas wert, wenn jemand sie liest und handelt. Wer Berichte monatelang unbeantwortet lässt, bekommt irgendwann nur noch das Nötigste gemeldet.
Legen Sie fest, wer die Berichte bekommt, und geben Sie eine kurze Rückmeldung, wenn ein Mangel behoben ist. Digitale Kontrollberichte mit Zeitstempel und Foto machen das leicht, weil Sie sofort sehen, wo das Problem liegt. Was ein vollständiger Bericht enthalten sollte, beschreibt der Ratgeber Einsatzbericht und Wachbuch.
Gewohnheit 5: regelmäßig zusammensetzen
Ein festes Gespräch im Quartal, bei größeren Objekten auch monatlich, ersetzt viele Einzelanrufe. Eine halbe Stunde genügt, wenn sie vorbereitet ist. Diese Fragen haben sich bewährt:
- Welche Vorfälle gab es, und was haben wir daraus geändert?
- Stimmen Rundgänge und Zeiten noch zum tatsächlichen Risiko?
- Gibt es Wünsche der Mieter, Mitarbeiter oder Besucher?
- Stehen Änderungen an: Umbau, neue Technik, andere Nutzung?
- Ist die Einarbeitung neuer Kräfte gut gelaufen?
Kritik gehört in dieses Gespräch, nicht in einen Rundruf an das Wachpersonal. Die Einsatzkräfte folgen der Dienstanweisung. Wenn etwas anders laufen soll, ändert sich die Anweisung, und der Einsatzleiter sorgt dafür, dass alle Bescheid wissen. Auch neue Kräfte lassen sich so sauber einbinden, wie im Ratgeber Einarbeitung des Sicherheitspersonals beschrieben.
Bei Staffsec hat jedes Objekt einen festen Ansprechpartner, und Kontrollberichte kommen digital mit Zeitstempel und Fotos. Wenn Sie über einen neuen Auftrag sprechen möchten, erreichen Sie uns über die Kontaktseite.
