Was ein Empfangsdienst ist
Der Empfangsdienst besetzt den Eingangsbereich eines Unternehmens, einer Behörde oder eines Geschäftshauses mit geschultem Personal. Er begrüßt Besucher, meldet sie an, gibt Ausweise aus und achtet darauf, dass nur Berechtigte das Gebäude betreten. Damit verbindet er zwei Rollen, die sonst getrennt wären: Gastgeber und Kontrollstelle.
Vom Pförtnerdienst unterscheidet er sich vor allem im Schwerpunkt. Die Pforte regelt eher Fahrzeug- und Lieferverkehr an Toren, der Empfang steht im repräsentativen Foyer und hat viel Kundenkontakt. In der Praxis überschneiden sich die Aufgaben oft.
Typische Aufgaben
- Besucher begrüßen, anmelden, beim Gastgeber ankündigen und abholen lassen.
- Besucherausweise ausgeben, Rückgabe kontrollieren, Besuche dokumentieren.
- Schlüssel und Zutrittskarten nach Freigabe ausgeben — Teil einer geordneten Schlüsselverwaltung.
- Telefonzentrale, Annahme von Post, Paketen und Kurierlieferungen.
- Bedienen der Sicherheitstechnik: Videobilder, Zutrittskontrollsystem, Störmeldungen.
- Erste Anlaufstelle bei Notfällen: Rettungsdienst einweisen, Räumung unterstützen, Feuerwehr empfangen.
Qualifikation und Auswahl
Sobald der Empfang Bewachungsaufgaben übernimmt — etwa Zutritte kontrolliert oder das Gebäude gegen Unbefugte schützt —, gilt das Bewachungsrecht. Die Kräfte brauchen dann mindestens die Unterrichtung nach § 34a GewO und werden über das Bewacherregister überprüft.
Mindestens ebenso wichtig sind Sprache, Auftreten und Gelassenheit. Ein Empfang in einem Hamburger Bürohaus mit internationalen Gästen braucht gutes Englisch, ein Bürgeramt in Berlin vor allem Geduld und klare Ansagen. Gute Dienstleister wählen Empfangskräfte deshalb gezielt für das jeweilige Haus aus und arbeiten sie mit Hospitation ein.
Was Auftraggeber vorher klären sollten
Ein Empfang funktioniert nur so gut wie die Regeln, nach denen er arbeitet. Klären Sie vorab: Wer darf ohne Anmeldung hinein? Wie wird mit Handwerkern und Lieferanten verfahren? Wer gibt Schlüssel frei? Was passiert, wenn ein Gastgeber nicht erreichbar ist? Diese Punkte gehören in die Dienstanweisung.
Auch der Datenschutz ist Thema: Besucherlisten enthalten personenbezogene Daten und brauchen eine Löschfrist. Staffsec stellt geschulte Kräfte für Empfangs- und Pfortendienste in Schleswig-Holstein, Hamburg und Berlin.