Warum es geregelte Verfahren gibt
Kommunen, Länder, Bundesbehörden, Hochschulen und viele öffentliche Unternehmen dürfen Aufträge nicht einfach freihändig vergeben. Sie müssen im Vergabeverfahren Wettbewerb herstellen, alle Bieter gleich behandeln und ihre Entscheidung nachvollziehbar dokumentieren. Das gilt auch für Objektschutz, Empfangsdienste, Revierdienste oder Veranstaltungsschutz.
Welche Regeln greifen, hängt vom geschätzten Auftragswert ab. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten der vierte Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und die Vergabeverordnung (VgV). Darunter gilt meist die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) oder eine Landesregelung. Hinzu kommen die Landesvergabegesetze, etwa in Schleswig-Holstein, Hamburg und Berlin, die teils eigene Vorgaben zu Tariftreue und Nachweisen machen.
Die wichtigsten Verfahrensarten
| Verfahren | Kennzeichen |
|---|---|
| Offenes Verfahren / öffentliche Ausschreibung | jedes Unternehmen kann ein Angebot abgeben; Verhandeln ist nicht erlaubt |
| Nicht offenes Verfahren / beschränkte Ausschreibung | erst Teilnahmewettbewerb mit Eignungsprüfung, dann Angebote nur der ausgewählten Bewerber |
| Verhandlungsverfahren / Verhandlungsvergabe | Auftraggeber verhandelt mit einzelnen Bietern über Inhalt und Preis, nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig |
| Rahmenvereinbarung | kein eigenes Verfahren, sondern ein Vertragstyp: Bedingungen stehen fest, Einzelabrufe folgen über die Laufzeit |
Ablauf und Stolpersteine
Ein typisches Verfahren beginnt mit der Bekanntmachung auf einem Vergabeportal. Bieter laden die Unterlagen herunter, stellen Fragen über das Portal und reichen ihr Angebot elektronisch und fristgerecht ein. Nach der Prüfung erhalten unterlegene Bieter oberhalb der Schwellenwerte vor dem Zuschlag eine Information mit Begründung.
- Fristen: Ein Angebot, das eine Minute zu spät eingeht, wird nicht gewertet.
- Eignung: Erlaubnis nach § 34a GewO, Referenzen, Zertifikate wie DIN 77200 oder DIN EN ISO 9001, Versicherungsnachweise — genau in der verlangten Form.
- Vollständigkeit: Fehlende Unterlagen dürfen nur begrenzt nachgefordert werden; fehlende Preisangaben in der Regel gar nicht.
- Änderungen an den Unterlagen: Eigene Bedingungen oder geänderte Formulare führen zum Ausschluss.
- Auskömmlichkeit: Ein ungewöhnlich niedriges Angebot muss der Bieter erklären können.
Für Auftraggeber lohnt sich ein klares Leistungsverzeichnis mit Objektdaten, Zeiten und Qualifikationen. Je genauer die Beschreibung, desto vergleichbarer die Angebote und desto weniger Bieterfragen.
Zuschlag nicht nur nach Preis
Der Zuschlag geht auf das wirtschaftlichste Angebot. Das muss nicht das billigste sein. Viele Auftraggeber werten bei Sicherheitsleistungen inzwischen auch Konzept, Einarbeitung, Vertretungsregelung und Qualitätssicherung. Wichtig ist, dass die Kriterien und ihre Gewichtung vorher bekannt gemacht werden.
Staffsec beteiligt sich an öffentlichen Ausschreibungen für Sicherheitsdienstleistungen in Norddeutschland und Berlin und reicht die Unterlagen über die Vergabeportale der Auftraggeber ein.