Warum Sicherheitsleistungen vergaberechtlich ein Sonderfall sind
Wer als Kommune, Landesbehörde, Hochschule oder kommunales Unternehmen einen Wachdienst beauftragt, unterliegt dem Vergaberecht. Sicherheitsleistungen sind dabei kein gewöhnlicher Einkauf: Der Auftraggeber kauft keine Ware, sondern Verlässlichkeit über Monate oder Jahre. Ob die Pforte morgens besetzt ist, ob ein Alarm nachts verfolgt wird und ob die Einsatzkräfte deeskalieren können, entscheidet sich erst im laufenden Vertrag.
Hinzu kommt eine Besonderheit im Oberschwellenbereich: Ermittlungs- und Sicherheitsdienstleistungen zählen nach europäischem Recht zu den sozialen und anderen besonderen Dienstleistungen. Für sie gilt § 130 GWB mit einem eigenen, deutlich höheren EU-Schwellenwert und mehr Freiheit bei der Wahl des Verfahrens. Unterhalb dieser Grenze greifen die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) und das jeweilige Landesvergaberecht, in Schleswig-Holstein, Hamburg und Berlin jeweils mit eigenen Regeln, etwa zu Tariftreue und Mindestentgelten.
Die Verfahrensarten im Überblick
Welches Verfahren passt, hängt vom Auftragswert über die gesamte Laufzeit, von der Komplexität des Objekts und von den Vorgaben der Haushaltsordnung ab. Maßgeblich ist der geschätzte Gesamtwert einschließlich Verlängerungsoptionen, nicht der Monatsbetrag.
| Verfahren | Typischer Einsatz | Was Bieter erwartet |
|---|---|---|
| Offenes Verfahren / öffentliche Ausschreibung | Standardisierte Bewachung, klares Leistungsbild | Ein Angebot mit allen Nachweisen, keine Verhandlung |
| Nicht offenes Verfahren / beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb | Sensible Objekte, hoher Eignungsanspruch | Erst Teilnahmeantrag mit Eignung, dann Angebot ausgewählter Bieter |
| Verhandlungsverfahren / Verhandlungsvergabe | Komplexe Konzepte, KRITIS, wechselnde Anforderungen | Erstangebot, Verhandlungsrunden, finales Angebot |
| Rahmenvereinbarung | Wiederkehrender Bedarf, etwa Veranstaltungen oder Brandwachen | Einzelabrufe zu festen Bedingungen über die Laufzeit |
Vorbereitung: Bedarf ermitteln, bevor die Bekanntmachung rausgeht
Die meisten Probleme in Bewachungsvergaben entstehen nicht beim Zuschlag, sondern Monate vorher am Schreibtisch. Wer den Bedarf nur grob kennt, schreibt eine Leistungsbeschreibung, die jeder Bieter anders versteht. Die Folge sind Angebote, die sich nicht vergleichen lassen, viele Bieterfragen und im schlimmsten Fall eine Aufhebung.
Bewährt hat sich eine interne Objektbegehung mit Hausverwaltung, Haustechnik und Nutzern, bevor die Unterlagen geschrieben werden. Dabei klären Sie:
- Welche Posten werden zu welchen Zeiten gebraucht, wochentags, am Wochenende, an Feiertagen?
- Welche Qualifikation ist je Posten erforderlich: Unterrichtung oder Sachkundeprüfung nach § 34a GewO, Brandschutzhelfer, Ersthelfer, Fremdsprachen?
- Welche Technik ist vorhanden: Einbruchmeldeanlage, Brandmeldeanlage, Video, Zutrittskontrolle, Wächterkontrollsystem?
- Wer ist im Ereignisfall zu informieren, und welche Eingriffszeiten sind realistisch?
- Welche Berichte und Nachweise sollen täglich, monatlich und auf Abruf vorliegen?
Leistungsbeschreibung: konkret, aber nicht kleinteilig
Eine gute Leistungsbeschreibung beschreibt das Ziel und den Rahmen, nicht jeden Handgriff. Sie nennt Objekt, Posten, Zeiten, Aufgaben, Qualifikationen, Berichtswege und Schnittstellen. Details zu einzelnen Abläufen gehören in die spätere Dienstanweisung, die mit dem Auftragnehmer abgestimmt wird.
Hilfreich ist die DIN 77200, die Anforderungen an Sicherungsdienstleistungen beschreibt und sich als Bezugsrahmen in Vergabeunterlagen eignet. Wie ein strukturiertes Verzeichnis aussieht, zeigt der Ratgeber zum Leistungsverzeichnis für den Sicherheitsdienst.
Wichtig ist eine eindeutige Kalkulationsgrundlage: Stunden je Posten, Zuschlagszeiten, Vertretungsregelungen und Nebenleistungen wie Schlüsselverwaltung oder Revierfahrten. Fehlt das, kalkuliert jeder Bieter mit eigenen Annahmen, und der Preisvergleich wird zufällig.
Eignung: Wer darf überhaupt mitbieten?
Die Eignungsprüfung nach § 122 GWB fragt, ob ein Unternehmen fachkundig und leistungsfähig ist. Bei Sicherheitsleistungen sollten die Kriterien einen klaren Bezug zum Auftrag haben und verhältnismäßig sein. Typische, sinnvolle Nachweise sind:
- Bewachungserlaubnis nach § 34a GewO des Bieters und, falls vorgesehen, jedes Nachunternehmers
- Nachweis einer Haftpflichtversicherung mit den in der Bewachungsverordnung vorgesehenen Mindestdeckungen
- Referenzen über vergleichbare Objekte, beschrieben nach Art, Umfang und Laufzeit
- Zertifizierungen wie DIN EN ISO 9001 oder DIN 77200, sofern sie für den Auftrag sachlich begründet sind
- Erklärungen zu Ausschlussgründen nach §§ 123 und 124 GWB, oft über die Einheitliche Europäische Eigenerklärung
- Angaben zur Einsatzorganisation: Einsatzleitung, Erreichbarkeit, Vertretung bei Krankheit und Urlaub
Zuschlagskriterien: Qualität messbar machen
Den Zuschlag erhält nach § 127 GWB das wirtschaftlichste Angebot, und das ist nicht automatisch das billigste. Gerade bei Bewachung lohnt es sich, Qualität mitzuwerten. Üblich sind ein Preisanteil und ein Qualitätsanteil, der über ein schriftliches Konzept, ein Bietergespräch oder eine Präsentation bewertet wird.
Wertbare Qualitätskriterien sind zum Beispiel das Einarbeitungskonzept für neue Kräfte, die Vertretungsplanung, das Berichtswesen, die Qualitätskontrolle vor Ort und das Vorgehen bei Störungen. Wichtig ist eine vorab bekannt gemachte Bewertungsmatrix mit nachvollziehbaren Punktestufen, damit die Wertung einer Nachprüfung standhält.
Ein ungewöhnlich niedriges Angebot muss der Auftraggeber aufklären. Bei Sicherheitsleistungen ist das ein ernstes Signal, denn der weitaus größte Teil der Kosten sind Personalkosten, die durch Tarifbindung, Mindestlohn und Zuschläge weitgehend vorgegeben sind. Lässt sich der Preis nicht schlüssig erklären, darf das Angebot ausgeschlossen werden.
Typische Fehler aus der Praxis
- Zu kurze Fristen zwischen Zuschlag und Leistungsbeginn: Ein neuer Dienstleister braucht Zeit für Personalgewinnung, Anmeldung im Bewacherregister und Einweisung.
- Unklare Stundenmengen: „nach Bedarf“ ohne Mengengerüst führt zu nicht vergleichbaren Angeboten.
- Überzogene Referenzforderungen: Wer fünf identische Referenzobjekte verlangt, schränkt den Wettbewerb unnötig ein.
- Fehlende Regeln zu Preisanpassungen: Bei mehrjährigen Verträgen sollte eine Gleitklausel für tarifliche Lohnsteigerungen vorgesehen sein.
- Keine Übergabephase: Ohne Überlappung mit dem bisherigen Dienstleister gehen Objektwissen und Schlüsselübersicht verloren.
Bieterfragen, Rüge und Nachprüfung
Unklarheiten in den Vergabeunterlagen lassen sich am besten während der Angebotsfrist über Bieterfragen klären. Die Antworten werden allen Bietern zugänglich gemacht, damit niemand einen Informationsvorsprung hat. Viele Fragen zu Stundenmengen, Posten und Qualifikationen deuten darauf hin, dass die Leistungsbeschreibung nachgeschärft werden sollte.
Oberhalb der EU-Schwellenwerte müssen Bieter erkannte Vergabeverstöße nach § 160 GWB rechtzeitig rügen, bevor sie ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer einleiten können. Für Auftraggeber heißt das: sorgfältig dokumentieren, warum welche Entscheidung getroffen wurde, und die Wartefrist vor dem Zuschlag einhalten.
Nach dem Zuschlag: Start und laufende Steuerung
Mit dem Zuschlag beginnt die eigentliche Arbeit. Ein Startgespräch mit Einsatzleitung, Objektverantwortlichen und gegebenenfalls Personalrat legt Ansprechpartner, Berichtswege und die Dienstanweisung fest. In den ersten Wochen sind kurze Abstimmungsrunden sinnvoll, danach regelmäßige Qualitätsgespräche, etwa quartalsweise.
Wenn Sie die Übergabe von einem bisherigen Dienstleister planen, hilft der Ratgeber Sicherheitsdienst wechseln ohne Lücke.
Staffsec ist nach DIN EN ISO 9001 und DIN 77200 zertifiziert und in Schleswig-Holstein, Hamburg und Berlin tätig. Bei Fragen zu einem konkreten Vorhaben können Sie uns über die Kontaktseite erreichen.
