Wer auf einer Messe wofür zuständig ist
Auf einer Messe treffen mehrere Verantwortliche aufeinander. Die Messegesellschaft oder der Hallenbetreiber hat das Hausrecht über das Gelände, sorgt für die allgemeine Hallenbewachung, Zufahrten und die Einhaltung der Brandschutzauflagen. Der Veranstalter einer Gastmesse organisiert Programm, Einlass und Besucherführung. Der Aussteller ist für seinen Stand verantwortlich – für Exponate, Technik, Personal und das, was sich auf seiner Fläche abspielt.
Daraus folgt der wichtigste Grundsatz: Die allgemeine Hallenbewachung schützt das Gebäude, nicht Ihren Stand im Einzelnen. Wer hochwertige Exponate, Prototypen oder viel Technik zeigt, sollte nicht davon ausgehen, dass nachts jemand genau auf diese Fläche achtet.
Erst ins Ausstellerhandbuch schauen
Jede Messe hat eigene Regeln, meist zusammengefasst in Ausstellerhandbuch, Technischen Richtlinien oder Teilnahmebedingungen. Dort steht unter anderem, ob eigene Standbewachung angemeldet werden muss, ob nur zugelassene Dienstleister auf das Gelände dürfen, welche Ausweise Personal und Dienstleister brauchen und zu welchen Zeiten die Hallen geöffnet sind.
Lesen Sie diese Unterlagen, bevor Sie einen Sicherheitsdienst beauftragen. Manche Messegesellschaften arbeiten mit festen Vertragspartnern für die Standbewachung, andere lassen externe Dienste nach Anmeldung zu. Ein Sicherheitsdienst, der am Abend ohne Ausweis vor dem Tor steht, nützt Ihnen nichts.
- Anmeldepflicht und Fristen für Standbewachung und Dienstleister
- Ausweise, Akkreditierung und Einfahrtsgenehmigungen für Fahrzeuge
- Hallenöffnungszeiten in Aufbau, Laufzeit und Abbau
- Vorgaben zu Brandschutz, Fluchtwegen und Standbau
- Regeln zu Wertsachen, Haftung und Versicherung
Die drei Phasen und ihre Risiken
Erfahrungsgemäß ist nicht die Messelaufzeit die heikelste Zeit, sondern der Auf- und Abbau. Dann stehen Hallentore offen, viele Firmen arbeiten gleichzeitig, Kartons und Kisten stapeln sich in den Gängen, und niemand kennt jeden.
| Phase | Was passiert | Typisches Risiko |
|---|---|---|
| Aufbau | Standbauer, Logistiker, Techniker, Aussteller arbeiten parallel | Werkzeug, Laptops und angelieferte Ware verschwinden, Exponate stehen unausgepackt herum |
| Laufzeit | Besucher, Fachpublikum, Presse, Standpersonal | Diebstahl kleiner Exponate und Werbemittel, Ablenkung am Stand, Gedränge bei Vorführungen |
| Nacht während der Laufzeit | Hallen geschlossen, Reinigung und Nachschub | Zugriff auf offene Stände, Vitrinen und Lager hinter der Standwand |
| Abbau | Alle wollen gleichzeitig raus, Tore offen, Zeitdruck | Ware wird in falsche Fahrzeuge geladen, Exponate verschwinden zwischen Paletten |
Für jede Phase lohnt eine eigene Überlegung, wer am Stand ist, was dort lagert und wie lange der Stand unbeaufsichtigt bleibt.
Standbewachung: wann sie sich lohnt
Eine eigene Standbewachung ist sinnvoll, wenn auf Ihrem Stand Gegenstände von erheblichem Wert oder hoher Vertraulichkeit stehen: Prototypen, Fahrzeuge, Schmuck, Uhren, Kunst, Elektronik, Mustermaschinen. Auch bei offenen Standkonzepten ohne abschließbare Kabine ist sie eine Überlegung wert. Typisch sind diese Formen:
- Nachtbewachung des Stands nach Hallenschluss bis zur Öffnung am Morgen
- Auf- und Abbaubewachung, sobald die erste Lieferung eintrifft bis zum Verladen der letzten Kiste
- Tagesbegleitung bei sehr wertvollen Exponaten oder Vorführungen mit viel Publikum
- Übergabe mit Protokoll, damit der Zustand des Stands abends und morgens dokumentiert ist
Für Veranstalter kommen Einlass, Garderobe, Besucherlenkung und die Sicherung von Bühnen und Vortragsräumen hinzu. Dafür eignen sich die Abläufe aus der Einlasskontrolle und dem Crowd Management.
Kleine Ausstellungen und Hausmessen
Nicht jede Ausstellung findet in einer großen Messehalle statt. Hausmessen in Autohäusern, Leistungsschauen von Gewerbevereinen, Kunstausstellungen in Rathäusern oder Fachtage in Hotels haben keinen Betreiber mit eigener Hallenbewachung. Dann liegt die gesamte Verantwortung beim Veranstalter, oft in einem Gebäude, das für diesen Zweck nur geliehen ist.
Hier lohnt ein kurzer Blick auf Grundfragen: Wer schließt abends ab und hat die Schlüssel? Gibt es eine Alarmanlage, und wer reagiert auf sie? Wo stehen die Exponate über Nacht, und sind sie durch Fenster von außen sichtbar? Bei Zelten oder Leichtbauhallen auf Freiflächen, etwa bei Landwirtschafts- oder Gewerbeschauen im ländlichen Raum, kommt die Frage hinzu, wie eine Plane gegen einen schnellen Schnitt geschützt wird. In solchen Fällen ist eine Nachtbewachung oder ein Revierdienst mit mehreren Kontrollen pro Nacht häufig die einfachste Lösung.
Was Aussteller selbst tun können
Viele Verluste lassen sich ohne großen Aufwand vermeiden. Diese Punkte haben sich auf Messen in Hamburg, Hannover oder Berlin genauso bewährt wie auf kleineren Fachausstellungen im Norden:
- Eine abschließbare Kabine oder einen verschließbaren Schrank im Stand einplanen, nicht nur einen Vorhang
- Laptops, Tablets und Kassen abends mitnehmen oder sicher einschließen
- Eine Inventarliste mit Fotos anlegen und beim Abbau abhaken
- Lieferungen nur annehmen, wenn jemand vom eigenen Team vor Ort ist
- Beim Abbau eine Person nur für die Aufsicht abstellen, nicht für das Packen
- Exponate am letzten Messetag nicht vor dem offiziellen Ende abbauen – das lockt Mitnehmer an
- Die Hallenaufsicht und den eigenen Sicherheitsdienst mit Namen und Telefonnummer kennen
Vertraulichkeit und Know-how-Schutz
Auf Fachmessen geht es nicht nur um Diebstahl im engeren Sinne. Prototypen und neue Produkte ziehen auch Interesse auf sich, das nicht immer freundlich ist: Fotos von Details, Fragen nach Bauteilen, Besucher, die sich als Kunden ausgeben. Hier hilft vor allem Organisation. Legen Sie fest, welche Exponate fotografiert werden dürfen, welche Bereiche nur auf Einladung zugänglich sind und wer am Stand Auskunft gibt.
Ein Sicherheitsdienst kann den Zugang zu einem abgetrennten Besprechungsbereich überwachen und darauf achten, dass Exponate nicht unbeobachtet geöffnet werden. Er ersetzt aber nicht die Entscheidung des Ausstellers, was er überhaupt zeigen will.
Zusammenarbeit mit Messegesellschaft und Sicherheitsdienst
Damit eine Standbewachung reibungslos funktioniert, braucht der Dienst rechtzeitig einige Angaben: Halle, Standnummer, Zeiten, Ansprechpartner vor Ort, Liste besonders wertvoller Gegenstände und die Regeln der Messegesellschaft. Die Einsatzkräfte melden sich bei der Hallenaufsicht an, tragen die vorgeschriebenen Ausweise und halten sich an die Vorgaben für Fluchtwege und Brandschutz.
Wichtig ist auch, was im Ereignisfall passiert. Ein Sicherheitsdienst auf einem fremden Gelände handelt im Rahmen des Auftrags und der Messeregeln. Bei einem Diebstahl wird die Hallenaufsicht informiert, bei Straftaten die Polizei. Die Rechte jedes Einzelnen bei einer Festnahme regelt § 127 StPO; was das praktisch bedeutet, beschreibt der Beitrag zum Festnahmerecht.
Staffsec übernimmt Standbewachung sowie Auf- und Abbaubewachung für Aussteller und Veranstalter in Schleswig-Holstein, Hamburg und Berlin. Über die Kontaktseite können Sie Termin, Halle und Umfang schildern.
