Wozu die Besprechung dient
Ein Sicherheitskonzept auf Papier ist nur so gut wie die Menschen, die es am Veranstaltungstag umsetzen. Die Sicherheitsbesprechung bringt diese Menschen zusammen, bevor es ernst wird: Veranstalter, Sicherheitsdienst, Sanitätsdienst, Brandsicherheitswache, Technik und – je nach Größe – Polizei, Feuerwehr und Ordnungsbehörde. Ziel ist nicht, das Konzept vorzulesen, sondern Fragen zu klären, die erst entstehen, wenn mehrere Beteiligte auf denselben Plan schauen.
Typische Ergebnisse einer guten Besprechung sind geänderte Rettungswege, ein zusätzlicher Posten an einer Engstelle, eine geklärte Funkfrage oder eine eindeutige Antwort auf die Frage, wer eine Veranstaltung unterbricht. Das sind Dinge, die am Abend selbst nicht mehr in Ruhe zu klären sind.
Zwei Besprechungen, nicht eine
In der Praxis lohnt es sich, zwei Termine zu unterscheiden:
| Abstimmungsrunde im Vorfeld | Einsatzbesprechung am Veranstaltungstag | |
|---|---|---|
| Zeitpunkt | Einige Tage bis Wochen vorher | Kurz vor Einlass oder Schichtbeginn |
| Teilnehmer | Leitungen der beteiligten Stellen, Behörden | Einsatzleiter, Abschnittsleiter, alle Einsatzkräfte |
| Inhalt | Konzept, Zuständigkeiten, Schnittstellen, offene Auflagen | Lage des Tages, Positionen, Funk, Besonderheiten |
| Ergebnis | Abgestimmtes Konzept, Protokoll, Aufgabenliste | Jede Kraft weiß, wo sie steht und wen sie ruft |
Bei kleinen Veranstaltungen fallen beide oft zusammen. Dann ist es umso wichtiger, dass die Besprechung nicht in den letzten fünf Minuten vor Einlass stattfindet, wenn schon die ersten Gäste vor der Tür stehen.
Wer am Tisch sitzen sollte
Die Zusammensetzung hängt von Größe und Art der Veranstaltung ab. Für ein Stadtfest in Kiel oder ein Konzert in einer Hamburger Halle sitzt eine andere Runde am Tisch als für eine Firmenfeier mit zweihundert Gästen. Bewährt hat sich, die folgenden Rollen zumindest zu prüfen:
- Veranstalter oder Veranstaltungsleiter – trifft Entscheidungen und trägt die Verantwortung
- Einsatzleiter des Sicherheits- und Ordnungsdienstes – setzt Einlass, Posten und Kontrollen um
- Sanitätsdienst – Standorte, Behandlungsplatz, Anfahrt des Rettungsdienstes
- Brandsicherheitswache oder Brandschutzverantwortlicher, wo vorgeschrieben
- Betreiber der Versammlungsstätte und Haustechnik – Hausalarm, Beleuchtung, Durchsagen
- Bühnen- und Veranstaltungstechnik – Aufbauten, Wetterabhängigkeit, Stromversorgung
- Behörden – Ordnungsamt, Polizei und Feuerwehr, wenn die Größe oder die Auflagen es verlangen
Für Versammlungsstätten schreibt die jeweilige Versammlungsstättenverordnung unter anderem vor, dass während des Betriebs ein Veranstaltungsleiter anwesend ist und dass bei größeren Veranstaltungen ein Sicherheitskonzept mit Ordnungsdienst erstellt wird. Welche Vorgaben im Einzelfall gelten, ergibt sich aus Landesrecht und Genehmigung.
Tagesordnung, die sich bewährt hat
Eine feste Reihenfolge verhindert, dass die Runde sich an Nebensachen festhält. Diese Tagesordnung passt für die meisten Veranstaltungen und lässt sich kürzen:
- Eckdaten: Ablauf, erwartete Besucherzahl, Publikum, Zeiten für Aufbau, Einlass, Programm, Abbau
- Gelände: Lageplan, Ein- und Ausgänge, Rettungswege, Sammelstellen, Bereitstellungsflächen für Rettungsdienst und Feuerwehr
- Zuständigkeiten: Wer leitet, wer entscheidet worüber, wer vertritt wen
- Kommunikation: Funkkanäle, Telefonliste, Standort der Einsatzleitung, vereinbarte Codewörter
- Besondere Lagen: Wetter, Überfüllung, Stromausfall, medizinischer Notfall, verdächtiger Gegenstand, Konflikte
- Unterbrechung und Abbruch: Kriterien, Entscheidungsweg, vorbereitete Durchsagen
- Offene Punkte: was bis wann von wem erledigt wird
Die Kernfrage: Wer entscheidet was?
In fast jeder Nachbetrachtung nach einem schwierigen Abend fällt derselbe Satz: Es war nicht klar, wer entscheidet. Deshalb sollte die Besprechung für die wichtigsten Lagen einen Namen festhalten, keinen Funktionsbegriff. Wer stoppt den Einlass, wenn eine Halle voll ist? Wer gibt die Durchsage bei Gewitter? Wer ruft die Polizei, wer die Feuerwehr, und wer informiert danach den Veranstalter?
Ebenso wichtig ist die Frage der Vertretung. Der Veranstaltungsleiter steht vielleicht gerade auf der Bühne, der Einsatzleiter ist an einem Notfall gebunden. Wer übernimmt dann? Eine einfache Matrix mit Lage, Entscheider, Stellvertreter und Kommunikationsweg passt auf eine Seite und gehört in jede Einsatzmappe.
Bei behördlich begleiteten Großlagen haben Polizei und Feuerwehr eigene Befugnisse, die von der Planung des Veranstalters unberührt bleiben. Die Besprechung klärt, wie beide Seiten in so einer Lage zusammenarbeiten.
Das Briefing für die Einsatzkräfte
Die Einsatzbesprechung am Veranstaltungstag ist kürzer, aber nicht weniger wichtig. Sie richtet sich an die Menschen, die an Eingängen, Bühnen, Ausgängen und auf Streife stehen. Gute Einsatzleiter halten sie knapp und konkret: Lage des Tages, Besonderheiten, Positionen mit Plan, Funkprobe, Verhalten bei Notfällen und die Frage, ob jemand etwas nicht verstanden hat.
Für Kräfte, die zum ersten Mal in einem Objekt sind, sollte zusätzlich ein Rundgang eingeplant werden. Wer seinen Notausgang nur vom Plan kennt, findet ihn im Rauch nicht. Hinweise zur Vorbereitung neuer Kräfte enthält der Beitrag zur Einarbeitung von Sicherheitspersonal; welche schriftlichen Vorgaben dazugehören, steht im Beitrag zur Dienstanweisung.
Planspiel: die Lage einmal durchdenken
Eine Tagesordnung klärt Zuständigkeiten. Ob sie im Ernstfall tragen, zeigt sich erst, wenn man eine konkrete Lage gemeinsam durchspielt. Dafür braucht es keine große Übung. Es genügt, am Ende der Abstimmungsrunde zwei oder drei kurze Fälle auf den Tisch zu legen und Schritt für Schritt zu fragen: Wer bemerkt es, wer wird informiert, wer entscheidet, was passiert in den nächsten zehn Minuten?
Dabei fallen fast immer Lücken auf: eine Telefonnummer, die niemand hat, ein Sammelplatz, der gleichzeitig Bereitstellungsfläche des Rettungsdienstes ist, eine Durchsage, die nur über eine Anlage läuft, die bei Stromausfall schweigt. Solche Punkte lassen sich in der Vorbereitung leicht beheben.
- Ein Gast bricht im dichten Bereich vor der Bühne zusammen
- Eine Unwetterwarnung trifft eine Stunde vor dem Hauptprogramm ein
- Der Einlass ist überlastet, draußen staut sich die Schlange bis auf die Straße
- Ein Rucksack steht herrenlos neben einem Notausgang
Protokoll und Nachbesprechung
Ein kurzes Protokoll reicht: Teilnehmer, Beschlüsse, offene Punkte mit Verantwortlichem und Frist, Datum der Fassung des Sicherheitskonzepts, auf die man sich bezieht. Es wird an alle Teilnehmer verteilt und liegt am Veranstaltungstag bei der Einsatzleitung. Ändert sich danach etwas Wesentliches, wird es allen Beteiligten mitgeteilt und nicht nur dem, der zufällig gerade anruft.
Nach der Veranstaltung folgt die Nachbesprechung. Sie muss nicht lang sein. Drei Fragen genügen: Was lief gut, was lief nicht wie geplant, was ändern wir beim nächsten Mal? Die Antworten fließen in das Konzept für das nächste Jahr ein. Gerade bei wiederkehrenden Veranstaltungen wie Stadtfesten oder Weihnachtsmärkten ist das der Weg, auf dem ein Konzept wirklich besser wird.
Staffsec nimmt als Sicherheits- und Ordnungsdienst an Abstimmungsrunden teil und übernimmt die Einsatzbesprechung für die eigenen Kräfte. Mehr zum Veranstaltungsschutz und zum Sicherheitskonzept finden Sie auf den verlinkten Seiten.
