Ein Gebäude, zwei Gesichter: Tagbetrieb und Leerstand nach Feierabend
Ein Bürogebäude hat am Tag Hunderte Menschen im Haus und ist nachts nahezu leer. Daraus ergeben sich zwei völlig verschiedene Sicherheitslagen. Tagsüber geht es um Zutritt, Besucher und Service: Wer darf herein, wer begleitet Gäste, wer nimmt Pakete an? Nach Dienstschluss geht es um Einbruch, Brand, Wasserschäden und offene Fenster.
Viele Betreiber denken nur an eine der beiden Seiten. Das führt entweder zu einem gut besetzten Empfang, aber einem unbewachten Haus in der Nacht, oder zu Streifenkontrollen in der Nacht, während tagsüber jeder unbemerkt in die Etagen gelangt. Ein durchdachtes Konzept verbindet beides.
Dazwischen liegen die Übergangszeiten, die am häufigsten unterschätzt werden: der frühe Morgen, wenn Reinigung und Haustechnik schon im Haus sind, und der Abend, wenn die letzten Beschäftigten gehen, die Türen aber noch offen stehen. Gerade in diesen Stunden gelangen Unbefugte unauffällig ins Gebäude. Ein guter Dienstplan deckt deshalb nicht nur die Kernzeiten ab, sondern auch diese Lücken.
Aufgaben am Tag: Empfang, Besucher und Post
Der Empfang ist die Visitenkarte des Hauses und zugleich die wichtigste Kontrollstelle. Ein Empfangs- oder Pfortendienst kann folgende Aufgaben übernehmen:
- Begrüßung, Anmeldung und Ausgabe von Besucherausweisen
- Abholung der Besucher durch den Gastgeber oder Begleitung zum Termin
- Annahme und Verteilung von Post, Paketen und Kurierlieferungen
- Ausgabe und Rücknahme von Schlüsseln und Zutrittskarten
- Bedienung der Gebäudetechnik am Leitstand, etwa Schranken, Tore und Aufzugsfreigaben
- Erste Anlaufstelle bei Störungen, Notfällen und Alarmen
Wie viele dieser Punkte sinnvoll sind, hängt vom Haus ab. Eine Landesbehörde in Kiel stellt andere Anforderungen als ein Coworking-Haus in Hamburg-Altona. Hilfreich ist ein Blick in den Ratgeber zu den Aufgaben im Empfangsdienst.
Abends und am Wochenende: Schließrunde, Kontrollen und Alarm
Nach Dienstschluss ist die Schließrunde die wichtigste einzelne Maßnahme. Sie klingt banal, verhindert aber in der Praxis einen großen Teil der Schäden. Eine Sicherheitskraft geht dabei alle Etagen ab und prüft einen festen Katalog.
| Prüfpunkt | Worauf geachtet wird |
|---|---|
| Fenster und Türen | Geschlossen und verriegelt, auch Dachausstiege und Nebeneingänge |
| Geräte | Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Heizlüfter aus, keine verdächtigen Wärmequellen |
| Wasser | Keine laufenden Hähne, keine Feuchtigkeit in Teeküchen und Sanitärräumen |
| Personen | Niemand mehr im Haus, der dort nicht sein darf; Spätarbeiter sind bekannt |
| Technik | Alarmanlage scharf, Brandschutztüren nicht verkeilt, Fluchtwege frei |
| Auffälligkeiten | Beschädigungen, offene Serverräume, Fremdgegenstände mit Foto dokumentiert |
Am Wochenende und nachts reichen oft unregelmäßige Kontrollen durch einen Revierdienst. Wird ein Alarm ausgelöst, fährt eine Interventionskraft an, prüft vor Ort und informiert die vereinbarten Kontakte. Wie das im Detail abläuft, beschreibt der Ratgeber zum Kontrollgang im Revierdienst.
Mietergebäude: viele Nutzer, eine Hausordnung
In Gebäuden mit mehreren Mietern liegt die Verantwortung für die allgemeinen Flächen beim Eigentümer oder Verwalter, für die Mietflächen bei den Mietern. Ein Sicherheitsdienst arbeitet dann meist im Auftrag der Verwaltung, muss aber mit allen Nutzern auskommen. Das braucht klare Regeln.
Bewährt hat sich eine abgestimmte Hausordnung, in der Zutrittszeiten, Besucherregeln, Lieferzeiten und der Umgang mit Fundsachen stehen. Jeder Mieter benennt einen Ansprechpartner. Die Sicherheitskraft betritt Mietflächen nur nach vorheriger Vereinbarung oder bei Gefahr, etwa bei einem Wasserschaden oder einer Brandmeldung. Diese Grenze sollte schriftlich festgehalten sein, damit es später keinen Streit gibt.
Ein typisches Beispiel aus der Praxis: Ein Mieter lässt abends eine Reinigungsfirma ins Haus, ohne das zu melden. Ohne Absprache stehen die Reinigungskräfte vor verschlossenen Türen oder der Sicherheitsdienst hält sie für Eindringlinge. Eine einfache Liste angemeldeter Dienstleister verhindert solche Situationen.
Besondere Lagen in Verwaltungen und Behörden
Öffentliche Verwaltungen haben eigene Herausforderungen. In Bürgerämtern, Jobcentern oder Ausländerbehörden treffen Menschen in schwierigen Lebenslagen auf Sachbearbeiter. Das kann zu Konflikten führen, in denen Deeskalation wichtiger ist als jede Technik. Ausführlich behandelt das unser Ratgeber zum Sicherheitsdienst in Behörden.
Bewährte Maßnahmen sind ein sichtbarer, ruhiger Empfang, festgelegte Wartebereiche, ein stiller Alarm an den Arbeitsplätzen und eine abgesprochene Reaktion, wenn ein Gespräch eskaliert. Der Arbeitgeber muss nach § 5 ArbSchG die Gefährdungen der Beschäftigten beurteilen; Übergriffe durch Besucher gehören dabei in vielen Verwaltungen dazu.
Öffentliche Auftraggeber vergeben Sicherheitsleistungen in der Regel über eine Ausschreibung. Worauf Sie als Vergabestelle achten sollten, steht im Ratgeber zur öffentlichen Ausschreibung von Sicherheitsdiensten.
Technik sinnvoll einbinden
Moderne Bürogebäude sind voller Technik: elektronische Zutrittskontrolle, Einbruchmeldeanlage, Brandmeldeanlage nach DIN VDE 0833, Videoüberwachung an Eingängen und in der Tiefgarage. Ein Sicherheitsdienst ist umso wirksamer, je besser er diese Technik kennt und bedienen darf.
Klären Sie deshalb vorab, wer welche Meldungen bekommt, wer Alarme quittieren darf und wer Zutrittsrechte vergibt. In vielen Häusern ist eine Mischung sinnvoll: Die Einbruchmeldeanlage ist auf eine Leitstelle aufgeschaltet, der Empfang verwaltet Besucherkarten, die Verwaltung pflegt die Mitarbeiterrechte. Wie ein solches System ausgewählt wird, zeigt der Ratgeber zur Zutrittskontrolle in Unternehmen.
Bedarf ermitteln: fünf Fragen vor der Ausschreibung
Bevor Sie einen Dienstleister beauftragen, sollten Sie diese Fragen intern beantworten. Sie bilden das Gerüst eines späteren Leistungsverzeichnisses.
- Was soll verhindert werden? Einbruch, Vandalismus, unbefugter Zutritt, Konflikte am Empfang oder Folgeschäden durch Wasser und Brand
- Wann ist das Risiko am größten? Zu Bürozeiten, nachts, an Feiertagen oder in Ferienzeiten mit halber Belegschaft
- Welche Bereiche sind kritisch? Serverräume, Archive, Vorstandsetage, Tiefgarage, Anlieferung
- Wer ist Ansprechpartner? Haustechnik, Verwaltung, Mieter, Bereitschaft bei Störungen
- Wie soll berichtet werden? Täglich, wöchentlich oder nur bei Ereignissen, digital mit Zeitstempel und Fotos
Aus den Antworten ergibt sich, ob eine feste Besetzung, ein Revierdienst oder eine Kombination die passende Lösung ist. Die Kosten hängen dann im Wesentlichen von den Einsatzzeiten, der Qualifikation des Personals und dem Anteil an Nacht- und Wochenendstunden ab.
Woran Sie einen passenden Dienstleister erkennen
Für Bürogebäude zählen vor allem Verlässlichkeit, ein gepflegtes Auftreten und saubere Dokumentation. Achten Sie auf die Erlaubnis nach § 34a GewO, eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 und DIN 77200, nachvollziehbare Vertretungsregeln und feste Ansprechpartner. Fragen Sie, wie neue Kräfte eingewiesen werden und wie Sie Berichte erhalten.
Staffsec betreut Büro- und Verwaltungsgebäude in Schleswig-Holstein, Hamburg und Berlin mit Empfangsdiensten, Schließrunden und Revierdienst. Gern erstellen wir nach einer Begehung ein Angebot.
