Was die Kosten imVeranstaltungsschutz bestimmt

Warum es keinen Festpreis pro Veranstaltung gibt

Veranstalter fragen oft zuerst nach einem Preis für „die Security“. Die ehrliche Antwort lautet: Ein Dorffest mit zweihundert Gästen am Nachmittag und ein Clubabend mit tausend Besuchern bis in die frühen Morgenstunden haben kaum etwas gemeinsam, auch wenn beide als Veranstaltung gelten. Der Aufwand ergibt sich aus der Gefährdung, nicht aus dem Etikett.

Ein seriöser Anbieter rechnet deshalb nicht mit Pauschalen, sondern leitet aus Besucherzahl, Gelände, Programm und Zeitplan ab, wie viele Kräfte mit welcher Qualifikation wie lange gebraucht werden. Diese Herleitung sollte im Angebot nachvollziehbar sein. Wer nur eine Summe ohne Personalplan erhält, kann zwei Angebote kaum sinnvoll vergleichen.

Die wichtigsten Kostenfaktoren im Überblick

Die folgende Übersicht zeigt, welche Faktoren den Personalbedarf und damit die Kosten in der Praxis am stärksten beeinflussen. Die Gewichtung ist von Veranstaltung zu Veranstaltung verschieden.

Der Rechenweg: in sechs Schritten zum Personalplan

Wie aus einer Anfrage ein Angebot wird, lässt sich auch ohne Beträge Schritt für Schritt nachvollziehen. Wer diese Reihenfolge kennt, kann jedes Angebot daraufhin prüfen, ob die Herleitung stimmt.

• Gefährdung einschätzen: Publikum, Alkohol, Programm, Wetter, Gelände. Daraus folgt, wie dicht die Präsenz sein muss.
• Positionen festlegen: Jeder Eingang, jede Kontrollstelle, jeder Rettungsweg und jeder sensible Bereich wird als Position notiert.
• Zeitspannen zuordnen: Nicht jede Position ist den ganzen Abend besetzt. Der Einlass ist vor Programmbeginn am stärksten gefordert, der Ausgang nach dem letzten Act.
• Ablösung einrechnen: Aus Positionen werden Köpfe, weil Pausen nach dem Arbeitszeitgesetz eingehalten werden müssen.
• Leitung und Reserve ergänzen: Einsatzleitung, Abschnittsleitungen bei größeren Flächen und Springer für Engpässe.
• Vor- und Nachlauf hinzufügen: Einweisung vor Beginn, Bewachung von Auf- und Abbau, Räumung des Geländes.

Erst wenn diese sechs Schritte durchlaufen sind, kommen Stundenansatz, Zuschläge und Nebenleistungen ins Spiel. Ein Angebot, das den Personalplan offenlegt, erlaubt Ihnen, an jeder Stelle nachzufragen, statt nur über die Endsumme zu verhandeln.

Personalbedarf: wie aus dem Konzept ein Dienstplan wird

Ausgangspunkt ist das Sicherheitskonzept, bei größeren Veranstaltungen oft eine Auflage der Genehmigungsbehörde. Daraus ergeben sich Positionen: Einlass, Taschenkontrolle, Bühnengraben, Notausgänge, Rundgänge über das Gelände, Parkflächen, Kasse, Künstlerbereich. Jede Position wird mit einer Zeitspanne versehen.

Danach kommt der Teil, den viele unterschätzen: Ablösung und Pausen. Eine Kraft, die acht Stunden am Einlass steht, braucht gesetzlich vorgeschriebene Ruhepausen nach dem Arbeitszeitgesetz. Wer eine Position durchgehend besetzt haben will, braucht also mehr Köpfe als Positionen. Hinzu kommen Einsatzleitung und gegebenenfalls ein Springer, der kurzfristig dort einspringt, wo es eng wird.

Ein Beispiel ohne Zahlen: Ein Stadtfest in Schleswig-Holstein mit offenem Gelände, drei Bühnen und Ausschank braucht weniger feste Einlassposten, dafür mehr mobile Streifen und eine gut erreichbare Einsatzleitung. Eine Halle in Hamburg mit fester Kapazität verlangt dagegen dichte Kontrolle an wenigen Eingängen und klare Zuständigkeiten für die Rettungswege.

Drei Veranstaltungen im Vergleich

Wie unterschiedlich Personalpläne ausfallen, zeigen drei typische Formate. Die Beschreibung verzichtet bewusst auf Zahlen, weil es um die Logik der Planung geht.

Die Firmenfeier braucht wenige Kräfte, aber mit Erfahrung im Umgang mit Gästen. Das Konzert braucht viele Köpfe für wenige Stunden und eine starke Einsatzleitung. Der Weihnachtsmarkt ist eher ein Objektschutz auf Zeit, bei dem Planbarkeit und feste Teams zählen.

Zeiten und Zuschläge verstehen

Veranstaltungen finden selten montags um zehn Uhr statt. Abende, Wochenenden und Feiertage sind die Regel. Für diese Zeiten sehen die Tarifverträge im Sicherheitsgewerbe Zuschläge vor, die sich je nach Bundesland unterscheiden. Ein Anbieter, der tarifgebunden arbeitet, muss diese Zuschläge an sein Personal zahlen und kalkuliert sie entsprechend ein.

Prüfen Sie im Angebot, ob Zuschläge ausgewiesen oder bereits eingerechnet sind. Und achten Sie auf Mindesteinsatzzeiten: Viele Anbieter rechnen pro Kraft eine Mindestdauer ab, weil niemand für eine Stunde Einsatz quer durch die Stadt anreist. Das ist üblich und sollte transparent im Angebot stehen.

Auch Silvester, Pfingsten oder große Stadtfeste in Kiel, Hamburg oder Berlin wirken sich aus: An solchen Tagen ist qualifiziertes Personal in der ganzen Region gefragt. Wer früh plant, hat bessere Auswahl.

Qualifikation und Tarif als fester Kern

Im Veranstaltungsschutz wird gern über die Zahl der Kräfte gesprochen, seltener über deren Eignung. Dabei bestimmt die Qualifikation den Preis mit. Für Ordnungs- und Einlassdienste mit Bewachungsaufgaben ist nach § 34a GewO mindestens die Unterrichtung vorgeschrieben, leitende Funktionen bei zugangsgeschützten Großveranstaltungen verlangen die Sachkundeprüfung. Kräfte mit Erfahrung im Bühnengraben, mit Sprachkenntnissen oder mit Sanitätsausbildung sind seltener verfügbar und entsprechend eingeplant.

Hinzu kommt die Tarifbindung. Sie sorgt dafür, dass Lohngruppen und Zuschläge nicht verhandelbar sind, sondern im Angebot stecken müssen. Liegt ein Angebot weit unter den anderen, lohnt die Frage, ob es mit ungeschulten Aushilfen, zu knappen Pausen oder ohne Einsatzleitung rechnet. Am Veranstaltungstag zeigt sich dann, ob der Plan trägt. Den rechtlichen Hintergrund erklärt der Ratgeber zur Qualifikation nach § 34a GewO.

Wo Veranstalter unnötig Geld verlieren

In der Praxis entstehen Mehrkosten weniger durch hohe Stundenansätze als durch schlechte Planung. Typische Fehler:

• Späte Anfrage: Wird das Personal erst eine Woche vorher angefragt, steigt der Aufwand für die Disposition und die Auswahl sinkt.
• Unklarer Zeitplan: Verschiebt sich Einlass oder Ende, laufen Stunden auf, die keiner eingeplant hat.
• Keine Begehung: Ohne Ortstermin werden Zugänge übersehen, die am Tag selbst nachbesetzt werden müssen.
• Fehlende Abstimmung mit Sanitätsdienst und Feuerwehr: Doppelte oder lückenhafte Zuständigkeiten kosten Personal.
• Zu wenig Kräfte aus Spargründen: Fällt die Behörde das Konzept durch oder muss eine Fläche gesperrt werden, ist der Schaden größer als die Ersparnis.

Stellschrauben, die Veranstalter selbst in der Hand haben

Viele Entscheidungen, die den Personalbedarf beeinflussen, trifft nicht der Sicherheitsdienst, sondern der Veranstalter. Wer sie früh bedenkt, kann den Aufwand senken, ohne Abstriche bei der Sicherheit zu machen.

Ein Beispiel ist die Steuerung des Einlasses. Werden Tickets mit Zeitfenstern verkauft oder öffnen die Türen deutlich vor Programmbeginn, verteilt sich der Andrang. Statt vieler Kräfte für eine kurze Spitze genügen dann weniger über einen längeren Zeitraum. Auch die Wegeführung spielt eine Rolle: Ein gut gestellter Wartebereich mit Absperrgittern bündelt die Besucher auf wenige Kontrollstellen, während ein offener Platz mit vielen Zugängen jede einzelne Lücke besetzt haben will.

• Zugänge bündeln: Nicht benötigte Eingänge baulich schließen, Notausgänge kennzeichnen und nur dort besetzen, wo es das Konzept verlangt.
• Zeitplan festzurren: Einlass, Programm und Ende verbindlich festlegen und Änderungen frühzeitig mitteilen.
• Aufgaben klar trennen: Kasse, Garderobe und Bändchenausgabe können eigene Helfer übernehmen, Kontrolle und Ordnungsdienst bleiben beim Sicherheitsdienst.
• Taschenregeln vorab kommunizieren: Wer auf der Ticketseite erklärt, was mitgebracht werden darf, verkürzt die Kontrolle am Eingang.
• Einen Ansprechpartner benennen: Eine Person mit Entscheidungsbefugnis am Abend spart Wege und Rückfragen.

Solche Punkte lassen sich bei der Begehung gemeinsam durchgehen. Oft ergibt sich daraus ein Personalplan, der schlanker ist als die erste Schätzung und trotzdem jede kritische Stelle abdeckt. Wie eine Kontrolle am Eingang zügig abläuft, beschreibt der Ratgeber zur Einlasskontrolle.

Nebenleistungen, die im Angebot stehen sollten

Neben den reinen Einsatzstunden gibt es Leistungen, die je nach Veranstaltung anfallen und im Angebot sichtbar sein sollten. Fehlen sie, tauchen sie später als Nachforderung auf oder werden am Tag selbst improvisiert. Dazu gehören zum Beispiel die Vorbereitung durch die Einsatzleitung, die Teilnahme an Sicherheitsbesprechungen mit Behörde, Feuerwehr und Sanitätsdienst, Funkgeräte für alle Positionen, Handdetektoren für die Taschenkontrolle oder Absperrmaterial für Wartebereiche.

Auch die Anfahrt spielt eine Rolle. Ein Festival auf dem Land in Dithmarschen oder an der Ostsee bedeutet für das Personal andere Wege als ein Termin mitten in Hamburg. Bei mehrtägigen Veranstaltungen kommen manchmal Unterkunft und Verpflegung hinzu. Klären Sie früh, wer was stellt: Gibt es Aufenthaltsräume, Toiletten und Getränke für die Kräfte vor Ort, oder muss der Dienstleister sich selbst darum kümmern?

Schließlich die Dokumentation: Ein Einsatzbericht mit Zeitstempeln, besonderen Vorkommnissen und Personalliste hilft Ihnen gegenüber Behörde, Versicherung und Vermieter. Fragen Sie, ob und in welcher Form er zum Leistungsumfang gehört.

Absage, Verschiebung und Mehrstunden regeln

Veranstaltungen sind anfälliger für kurzfristige Änderungen als fast jeder andere Einsatz. Ein Unwetter, eine Auflage der Behörde oder ein abgesagter Künstler können den Plan in letzter Minute umwerfen. Der Dienstleister hat zu diesem Zeitpunkt sein Personal bereits eingeteilt und anderen Aufträgen abgesagt. Deshalb enthalten Angebote im Veranstaltungsschutz meist eine Regel für Stornierungen, gestaffelt nach dem Zeitpunkt der Absage.

Ebenso wichtig ist die Regel für Mehrstunden. Läuft eine Veranstaltung länger als geplant, bleiben die Kräfte vor Ort, bis das Gelände geräumt ist. Wer das im Vorfeld klärt, vermeidet Diskussionen bei der Abrechnung. Sinnvoll ist eine kurze schriftliche Bestätigung der tatsächlichen Einsatzzeiten durch den Veranstalter am Ende des Abends.

Bei wiederkehrenden Formaten, etwa einer Konzertreihe oder einer Saison mit mehreren Märkten, lohnt ein Rahmenvertrag. Er legt Konditionen, Qualifikation und Abläufe einmal fest, die einzelnen Termine werden dann nur noch abgerufen. Das spart Abstimmung und sorgt dafür, dass oft dieselben Kräfte kommen, die das Gelände bereits kennen.

Welche Angaben ein gutes Angebot braucht

Je genauer Ihre Anfrage, desto belastbarer das Angebot. Diese Angaben sollten Sie bereithalten:

• Art, Datum und Programmablauf der Veranstaltung, inklusive Auf- und Abbau
• Erwartete Besucherzahl und zugelassene Kapazität der Fläche oder Halle
• Lageplan mit Ein- und Ausgängen, Rettungswegen und Bühnen
• Ausschank, Altersgrenzen und besondere Programmpunkte
• Behördliche Auflagen oder ein bereits vorhandenes Sicherheitskonzept
• Ansprechpartner am Veranstaltungstag und Erreichbarkeit

Bei Veranstaltungen in Versammlungsstätten gelten zusätzlich die Vorgaben der jeweiligen Versammlungsstättenverordnung, in Schleswig-Holstein der VStättVO SH. Halten Sie Angaben des Betreibers zu Kapazität und Rettungswegen bereit, damit der Personalplan dazu passt.

Angebote fair vergleichen

Legen Sie Angebote nicht nur nach der Endsumme nebeneinander. Vergleichen Sie Personalplan, Qualifikation, Einsatzleitung, Ablösungen, Zuschläge und die Art der Dokumentation. Ein günstiges Angebot mit zu wenig Kräften für die Rettungswege hilft Ihnen nicht, wenn die Behörde nachbessern lässt. Mehr dazu im Ratgeber Angebote vergleichen und in der allgemeinen Übersicht zu Kosten eines Sicherheitsdienstes.

Staffsec plant Veranstaltungsschutz in Schleswig-Holstein, Hamburg und Berlin mit Begehung, Personalplan und digitalen Einsatzberichten. Ein Angebot erhalten Sie nach Ihrer Anfrage über die Kontaktseite.