Sicherheit beginnt mit dem ersten Entwurf
Viele Veranstalter denken an den Sicherheitsdienst erst, wenn Bühne, Catering und Künstler gebucht sind. Dann sind wichtige Entscheidungen schon gefallen: Wo der Eingang liegt, wie viele Besucher kommen dürfen, wie die Rettungswege verlaufen. Wer die Sicherheit früh mitdenkt, spart später Umplanungen und Auflagen.
Dieser Ratgeber folgt dem Ablauf einer typischen Veranstaltung, vom Stadtfest in einer Kleinstadt in Schleswig-Holstein über ein Konzert in einer Hamburger Halle bis zum Firmenfest auf einem Berliner Hof. Die Größenordnung unterscheidet sich, die Schritte bleiben ähnlich.
Phase 1: Idee, Gelände und Anmeldung
Am Anfang stehen drei Fragen: Was für ein Publikum erwarten Sie, wie viele Menschen kommen gleichzeitig und wo findet das Ganze statt? Ein Familienfest am Nachmittag verlangt etwas anderes als eine Party bis in die Nacht mit Alkoholausschank.
Für Veranstaltungen im öffentlichen Raum braucht es in der Regel eine Genehmigung der Gemeinde oder Stadt, etwa eine Sondernutzungserlaubnis für Straßen und Plätze. Findet die Veranstaltung in einem Gebäude oder auf einem Gelände statt, das unter die Versammlungsstättenverordnung fällt, gelten zusätzlich deren Betreiberpflichten. Welche Unterlagen die Behörde sehen will, unterscheidet sich von Ort zu Ort. Fragen Sie früh beim Ordnungsamt nach.
Planen Sie realistisch: Größere Veranstaltungen sollten mehrere Monate vorher angemeldet werden, kleinere Formate brauchen meist einige Wochen. Wer erst kurz vorher kommt, riskiert Auflagen, die nicht mehr umsetzbar sind.
Phase 2: Gefahren einschätzen und Sicherheitskonzept
Aus Publikum, Ort und Programm ergeben sich die Gefahren. Typisch sind Gedränge an Engstellen, Wetterereignisse, Brand, medizinische Notfälle, Konflikte unter Alkoholeinfluss und Probleme an der An- und Abreise. Für jede Gefahr legen Sie fest, wie Sie vorbeugen und wie Sie reagieren.
Ab einer gewissen Größe oder bei besonderen Risiken verlangen Behörden ein schriftliches Sicherheitskonzept. Darin stehen unter anderem die Zahl der Ordnungskräfte, die Rettungswege, der Sanitätsdienst, die Kommunikationswege und die Räumung. Auch wenn kein Konzept gefordert ist, lohnt sich eine kurze schriftliche Fassung: Sie zwingt zum Durchdenken und dient am Tag als Nachschlagewerk.
- Lageplan mit Eingängen, Ausgängen, Rettungswegen, Sammelplätzen und Standorten von Sanität und Feuerlöschern
- Höchstzahl der gleichzeitig anwesenden Besucher und wie sie gezählt wird
- Verantwortliche mit Namen und Telefonnummer: Veranstalter, Sicherheitsleitung, Sanität, Technik
- Abbruchkriterien, zum Beispiel bei Unwetter, und wer die Entscheidung trifft
- Durchsagetexte für Unterbrechung und Räumung, vorher formuliert
Gefahren Bereich für Bereich durchgehen
Eine Gefährdungseinschätzung wird greifbar, wenn Sie das Gelände in Bereiche zerlegen und für jeden Bereich fragen: Was kann hier schiefgehen, woran merken wir es früh, und wer handelt dann? Die folgende Übersicht zeigt, wie das für ein Open-Air-Fest mit Bühne und Ausschank aussehen kann. Für eine Halle oder ein Firmenfest sehen die Zeilen anders aus, die Methode bleibt dieselbe.
| Bereich | Mögliche Gefahr | Frühes Warnzeichen | Vorbereitete Reaktion |
|---|---|---|---|
| Einlass | Rückstau bis auf die Straße, Drängeln an den Gittern | Schlange wächst schneller, als sie abgebaut wird | zusätzliche Kontrollspur öffnen, Wartende mit Personal ordnen |
| Bühnenbereich | Druck nach vorn, Personen kippen um | Wellenbewegung im Publikum, Hilferufe | Wellenbrecher besetzt, Durchsage, Programm kurz anhalten |
| Ausschank | Streit unter Alkoholeinfluss, Glasbruch | laute Wortgefechte, Gruppen schaukeln sich hoch | früh ansprechen, trennen, bei Bedarf Hausverbot und Begleitung zum Ausgang |
| Rettungswege | zugestellte Wege durch Stände oder Fahrräder | Gegenstände im markierten Bereich | Rundgang mit sofortiger Freigabe, Standbetreiber ansprechen |
| Parkplatz und Haltestelle | Gedränge bei Abreise, Konflikte im Verkehr | alle wollen gleichzeitig weg | gestaffelter Auslass, Personal an Querungen, Abstimmung mit Verkehrsbetrieb |
Diese Übersicht gehört ins Sicherheitskonzept und in das Briefing. Sie hilft auch der Sicherheitsleitung, am Tag gezielt auf die richtigen Stellen zu achten, statt überall gleichzeitig sein zu wollen. Mehr zu Gedränge und Besucherströmen lesen Sie im Ratgeber zum Crowd Management.
Phase 3: Personal planen und Dienstleister einbinden
Die Zahl der Sicherheits- und Ordnungskräfte ergibt sich nicht aus einer festen Formel, sondern aus dem Sicherheitskonzept: Wie viele Eingänge, wie viele Kontrollspuren, welche Bereiche brauchen eine feste Besetzung, welche reichen mit Streife? Ein Backstagebereich, eine Bühne mit Wellenbrecher oder ein Kassenbereich verlangen eigene Posten.
Binden Sie den Sicherheitsdienstleister früh ein und geben Sie ihm Lageplan, Zeitplan und Besucherzahl. Ein erfahrener Dienstleister schlägt Posten und Schichten vor und weist auf Lücken hin. Für zugangsgeschützte Großveranstaltungen verlangt § 34a GewO bei Kräften in leitender Funktion die Sachkundeprüfung; die übrigen Kräfte brauchen mindestens die Unterrichtung. Die Unterschiede erklärt der Ratgeber zu Unterrichtung und Sachkunde.
Klären Sie auch, wer welche Aufgabe übernimmt: Ehrenamtliche Helfer eines Vereins, ein gewerblicher Sicherheitsdienst, Sanitätsdienst und Brandsicherheitswache haben unterschiedliche Rollen. Die Abgrenzung zwischen Ordnern und Sicherheitskräften behandelt der Ratgeber Ordnungsdienst oder Sicherheitsdienst.
Wer am Tag führt: Rollen und Zuständigkeiten
Bei kleineren Festen reicht eine Person, die den Sicherheitsdienst führt und direkt mit dem Veranstalter spricht. Ab einer gewissen Größe braucht es eine klare Struktur. Bewährt hat sich eine Sicherheitsleitung, die das gesamte Personal führt, dazu Abschnittsleitungen für Einlass, Bühne und Gelände, die jeweils eine überschaubare Zahl von Kräften betreuen. Jede Kraft weiß, wem sie meldet, und jede Abschnittsleitung weiß, wann sie die Sicherheitsleitung einschalten muss.
Auf der Seite des Veranstalters braucht es eine Person mit Entscheidungsbefugnis, die während der gesamten Veranstaltung erreichbar ist. In Versammlungsstätten verlangt die jeweilige Landesverordnung zudem eine verantwortliche Person für die Veranstaltung, die während des Betriebs anwesend ist. Klären Sie vorher schriftlich, wer eine Unterbrechung oder einen Abbruch anordnet. Im Ernstfall darf darüber keine Diskussion entstehen.
Sanitätsdienst, Brandsicherheitswache, Polizei und gegebenenfalls Feuerwehr sind eigenständige Stellen mit eigener Führung. Sie arbeiten mit der Sicherheitsleitung zusammen, aber nicht unter ihr. Ein gemeinsamer Standort für Absprachen, etwa ein Container oder ein Raum neben der Bühne, erleichtert die Abstimmung erheblich.
Funk, Telefon und Meldewege
Die Kommunikation ist bei vielen Veranstaltungen die schwächste Stelle. Handys funktionieren bei großen Menschenmengen oft nur eingeschränkt, laute Musik übertönt Gespräche, und wer gerade beschäftigt ist, schaut nicht auf Nachrichten. Planen Sie deshalb Funk mit festen Kanälen: einen für die Sicherheitskräfte, einen für die Leitungsebene und, wenn nötig, eine Verbindung zu Sanität und Technik. Die Funkprobe vor dem Einlass gehört in jedes Briefing.
Legen Sie außerdem fest, welche Meldungen sofort an die Sicherheitsleitung gehen: medizinische Notfälle, Gewalt, Brandgeruch, Gedränge, verdächtige Gegenstände. Für eine Räumung oder Unterbrechung sollten Codewörter vereinbart sein, damit Besucher über Funk mitgehörte Durchsagen nicht falsch verstehen. Weitere Hinweise zur Technik gibt der Ratgeber zur Funkkommunikation im Einsatz.
Phase 4: Die letzten Wochen vor dem Termin
In den letzten Wochen wird aus dem Konzept ein Einsatzplan. Jetzt zeigt sich, ob die Planung trägt. Der folgende Zeitplan hat sich bei mittelgroßen Veranstaltungen bewährt:
| Zeitpunkt | Was passiert |
|---|---|
| etwa vier Wochen vorher | Einsatzplan mit Posten und Schichten steht, Funk und Telefonliste werden angelegt |
| etwa zwei Wochen vorher | Gemeinsame Begehung mit Sicherheitsleitung, Technik und gegebenenfalls Behörden |
| etwa eine Woche vorher | Besucherinformationen veröffentlicht: verbotene Gegenstände, Taschengröße, Anreise |
| am Vortag | Aufbau abgeschlossen, Rettungswege markiert, Beschilderung hängt |
| Veranstaltungstag, vor Einlass | Briefing aller Kräfte, Funkprobe, Kontrolle der Notausgänge |
Besonders wertvoll ist die gemeinsame Sicherheitsbesprechung mit allen Beteiligten. Hier fällt auf, wenn der Sanitätsdienst einen anderen Lageplan hat oder die Polizei von einer anderen Besucherzahl ausgeht.
In diese Phase gehört auch die Postenkarte: ein einseitiges Blatt je Posten mit Standort im Lageplan, Aufgaben, Dienstzeit, zuständiger Abschnittsleitung, Funkkanal und dem Verhalten bei Räumung. Die Kraft trägt sie während des Dienstes bei sich. Das ersetzt keine Dienstanweisung, macht sie aber am Posten praktisch nutzbar.
Phase 5: Veranstaltungstag – Einlass, Betrieb, Auslass
Am Tag selbst hängt viel am Briefing. Jede Kraft muss wissen, wo ihr Posten ist, wer ihr Vorgesetzter ist, wie sie Hilfe ruft und was bei einer Räumung zu tun ist. Ein Briefing von zwanzig Minuten mit Lageplan in der Hand ist besser als eine lange Mail, die niemand gelesen hat.
Der Einlass ist der erste Engpass. Öffnen Sie früh genug, damit sich keine langen Schlangen bilden, und planen Sie genug Kontrollspuren. Wie Sie die Einlasskontrolle organisieren, beschreibt ein eigener Ratgeber.
Während der Veranstaltung beobachtet die Sicherheitsleitung die Füllung der Bereiche, hält Kontakt zu Sanität und Technik und dokumentiert Vorfälle. Der Auslass wird oft unterschätzt: Wenn alle gleichzeitig gehen, entstehen an Ausgängen, Haltestellen und Parkplätzen Engstellen. Öffnen Sie zusätzliche Ausgänge rechtzeitig und lenken Sie den Strom mit Personal und Beschilderung.
Phase 6: Abbau und Nachbereitung
Wenn die Besucher gegangen sind, beginnt eine eigene Risikophase. Auf dem Gelände stehen Technik, Getränke und Kassen, Fahrzeuge rangieren und viele Menschen arbeiten unter Zeitdruck. Eine Nachtbewachung des Geländes bis zum vollständigen Abbau schützt vor Diebstahl und Vandalismus.
Nach der Veranstaltung lohnt sich eine kurze Auswertung mit allen Beteiligten. Was lief gut, wo gab es Engpässe, welche Vorfälle sind dokumentiert? Digitale Einsatzberichte mit Zeitstempel und Fotos machen diese Nachbesprechung einfacher und sind eine gute Grundlage für die nächste Anmeldung.
- Vorfälle, Verletzungen und Polizeieinsätze vollständig dokumentiert
- Schäden am Gelände mit Foto festgehalten
- Fundsachen übergeben und Liste angelegt
- Rückmeldungen von Behörden und Anwohnern gesammelt
- Verbesserungen für das nächste Jahr notiert
Achten Sie darauf, dass die Dokumentation während der Veranstaltung entsteht und nicht erst am nächsten Tag aus der Erinnerung. Ein Vorfall, der mit Uhrzeit, Ort, beteiligten Personen und Foto erfasst ist, lässt sich auch Wochen später gegenüber Versicherung, Behörde oder Polizei sauber belegen. Wie ein brauchbarer Bericht aussieht, beschreibt der Ratgeber zu Einsatzbericht und Wachbuch.
Beispiel: Sommerfest einer Gemeinde
Eine Gemeinde im Kreis Rendsburg-Eckernförde richtet jedes Jahr ein zweitägiges Sommerfest auf dem Festplatz aus, mit Bühne, Ausschank und Kinderprogramm am Nachmittag. In früheren Jahren war die Sicherheit Sache des Vereins, ergänzt um ein paar Kräfte am Abend. Nach einer Veranstaltung, bei der sich der Auslass zur einzigen Bushaltestelle staute, entschied sich der Veranstalter für eine frühere und gründlichere Planung.
Bei der Begehung im Frühjahr wurde ein zweiter Ausgang zum benachbarten Sportplatz festgelegt und beschildert. Die Ehrenamtlichen übernahmen Kasse und Kinderbereich, der gewerbliche Sicherheitsdienst den Einlass am Abend, die Bühne und den Ausschank. Eine Abschnittsleitung kümmerte sich ausschließlich um den Auslass und stimmte sich mit dem Busunternehmen ab. Im Bericht des folgenden Jahres tauchte die Haltestelle als Problem nicht mehr auf, dafür ein Hinweis auf zu wenig Licht am neuen Ausgang, der für das nächste Fest bereits eingeplant ist.
Typische Planungsfehler
Die meisten Probleme bei Veranstaltungen entstehen nicht durch Gewalt, sondern durch Organisation: zu wenig Eingänge, keine klaren Zuständigkeiten, Rettungswege, die mit Ständen zugestellt werden, oder ein Funknetz, das im entscheidenden Moment nicht funktioniert. Auch die Kosten werden oft zu spät betrachtet; sie hängen vor allem von Dauer, Personalzahl, Qualifikation und Uhrzeit ab. Einen Überblick gibt der Ratgeber zu den Kosten im Veranstaltungsschutz.
Die folgende Kurzliste eignet sich als letzter Abgleich, etwa eine Woche vor dem Termin. Jeder Punkt, der nicht mit einem klaren Ja beantwortet werden kann, verdient noch einen Anruf:
- Stimmen Lageplan, Besucherzahl und Zeitplan bei Veranstalter, Sicherheitsdienst, Sanität und Behörde überein?
- Ist für jeden Posten eine Kraft eingeplant und für Ausfälle Ersatz benannt?
- Sind Funkgeräte, Kanäle und Akkus für die gesamte Dauer einschließlich Abbau organisiert?
- Weiß jede Abschnittsleitung, wer eine Unterbrechung anordnet?
- Gibt es einen Plan für den Auslass, nicht nur für den Einlass?
- Ist die Bewachung des Geländes bis zum Ende des Abbaus geregelt?
Staffsec plant und betreut Veranstaltungsschutz in Schleswig-Holstein, Hamburg und Berlin, von der Begehung bis zur Nachtbewachung beim Abbau. Sprechen Sie uns frühzeitig an.
