Sicherheitsdienst beauftragen:die Checkliste in 10 Schritten

Vorweg: Ohne Ziel kein guter Auftrag

Die meisten Probleme mit einem Sicherheitsdienst entstehen nicht in der ersten Nacht, sondern Wochen vorher – beim Formulieren des Auftrags. Wer nur „jemanden für nachts“ bestellt, bekommt genau das: eine Person, die anwesend ist, aber nicht weiß, worauf es ankommt. Die folgende Checkliste führt Sie in zehn Schritten von der ersten Überlegung bis zum eingespielten Dienst. Sie eignet sich für Gewerbebetriebe, Hausverwaltungen, Bauherren und Veranstalter gleichermaßen.

Ein Hinweis zur Arbeitsweise: Die zehn Schritte bauen aufeinander auf, lassen sich aber zeitlich überlappen. Während Sie auf Angebote warten, können Sie bereits Schlüssel sortieren und die Telefonliste aktualisieren. Wichtig ist nur, dass kein Schritt ganz ausfällt – fehlt einer, merken Sie es meist erst im Ernstfall.

Wer auf Ihrer Seite mitreden sollte

Bevor die eigentliche Checkliste beginnt, lohnt ein Blick ins eigene Haus. Ein Bewachungsauftrag berührt mehr Abteilungen, als man zunächst denkt. Wenn die Beteiligten erst nach Vertragsschluss davon erfahren, wird nachverhandelt, und die Einsatzkräfte bekommen widersprüchliche Ansagen. Bestimmen Sie deshalb früh eine verantwortliche Person, die den Auftrag führt und Entscheidungen bündelt.

In kleinen Betrieben liegen diese Rollen oft bei einer oder zwei Personen. Das ist kein Nachteil, solange klar ist, wer entscheidet und wer im Einsatz erreichbar ist.

Schritt 1 bis 3: Bedarf klären

Schritt 1 – Anlass benennen. Schreiben Sie in zwei, drei Sätzen auf, warum Sie Sicherheitspersonal brauchen. Gab es Einbrüche, Vandalismus, Diebstahl von Material? Verlangt eine Versicherung, eine Behörde oder die Baugenehmigung eine Bewachung? Steht eine Veranstaltung an? Der Anlass entscheidet, welche Leistung überhaupt passt.

Schritt 2 – Schutzziel festlegen. Was soll geschützt werden: Menschen, Gebäude, Waren, Maschinen, Daten, ein reibungsloser Ablauf? Ein Lager mit Kupferkabeln braucht einen anderen Schutz als ein Verwaltungsgebäude mit Publikumsverkehr. Formulieren Sie das Ziel so, dass man später prüfen kann, ob es erreicht wurde.

Schritt 3 – Zeiten und Umfang bestimmen. Wann besteht das Risiko? Nur nachts, am Wochenende, während der Betriebsferien oder dauerhaft? Wie viele Zugänge, Gebäude und Flächen gibt es? Hier entscheidet sich, ob eine feste Wache, ein Streifendienst oder eine Kombination mit Technik sinnvoll ist.

Ein praktischer Tipp für diese ersten drei Schritte: Gehen Sie einmal abends selbst über Ihr Gelände. Wo ist es dunkel, wo steht ein Tor offen, wo lagern Paletten direkt am Zaun? Notieren Sie, was Ihnen auffällt, und machen Sie Fotos. Diese Eindrücke sind für jeden Anbieter wertvoller als eine allgemeine Beschreibung und verkürzen die spätere Abstimmung erheblich.

Schritt 4 und 5: Anforderungen aufschreiben

Schritt 4 – Aufgaben konkret beschreiben. Listen Sie auf, was die Einsatzkräfte tun sollen: Rundgänge mit festen Kontrollpunkten, Schließen und Öffnen, Kontrolle von Fenstern und Toren, Besucheranmeldung, Schlüsselausgabe, Reaktion auf Alarm. Aus dieser Liste wird später die Dienstanweisung.

Schritt 5 – Qualifikation festlegen. Für die meisten Bewachungsaufgaben genügt die Unterrichtung nach § 34a GewO. Bestimmte Tätigkeiten verlangen die Sachkundeprüfung, etwa Kontrollgänge im öffentlichen Verkehrsraum, der Schutz vor Ladendieben, Einlasskontrollen in gastgewerblichen Diskotheken oder leitende Aufgaben bei zugangsgeschützten Großveranstaltungen. Daneben können Ersthelfer, Brandschutzhelfer oder Sprachkenntnisse gefragt sein. Fordern Sie, was die Aufgabe erfordert – nicht mehr und nicht weniger.

Die Anfragemappe: was jeder Anbieter bekommen sollte

Zwischen Schritt 5 und Schritt 6 steht eine Arbeit, die viele Auftraggeber überspringen: das Zusammenstellen einer einheitlichen Anfragemappe. Sie spart später Rückfragen und sorgt dafür, dass alle Angebote auf derselben Grundlage entstehen. Bei größeren Vorhaben wird daraus ein förmliches Leistungsverzeichnis; für ein mittelgroßes Objekt reicht meist eine gut gegliederte Beschreibung von wenigen Seiten.

• Adresse, Lageplan und Fotos der Zugänge, Tore und Parkflächen
• Nutzung des Objekts und Zeiten, in denen niemand vor Ort ist
• gewünschte Besetzungszeiten, getrennt nach Werktagen, Wochenenden und Feiertagen
• Aufgabenliste aus Schritt 4 und geforderte Qualifikation aus Schritt 5
• vorhandene Technik: Einbruchmeldeanlage, Brandmeldeanlage, Kameras, Zutrittskontrolle
• bisherige Vorfälle in Stichworten, ohne Namen von Beteiligten
• Form und Häufigkeit der gewünschten Berichte
• gewünschter Starttermin, Laufzeit und Frist für die Angebotsabgabe

Je klarer diese Mappe ist, desto weniger Spielraum bleibt für unterschiedliche Auslegungen. Ein Anbieter, der trotzdem viele Rückfragen stellt, zeigt damit übrigens meist Sorgfalt und nicht Unwissen.

Schritt 6 und 7: Anbieter finden und prüfen

Schritt 6 – Anfrage an mehrere Anbieter. Schicken Sie allen dieselben Unterlagen: Objektbeschreibung, Zeiten, Aufgaben, Qualifikation, gewünschte Berichte. Nur so werden die Antworten vergleichbar. Bei größeren Objekten bitten Sie um eine Besichtigung vor Ort, bevor ein Preis genannt wird.

Schritt 7 – Nachweise anfordern. Lassen Sie sich die Bewachungserlaubnis nach § 34a GewO, den Nachweis der Betriebshaftpflicht und gegebenenfalls Zertifikate wie DIN 77200 oder DIN EN ISO 9001 zeigen. Fragen Sie, ob Subunternehmer eingesetzt werden und wie deren Qualifikation sichergestellt wird. Woran Sie einen seriösen Anbieter erkennen, beschreibt der Ratgeber Sicherheitsdienst auswählen.

• Bewachungserlaubnis nach § 34a GewO (Kopie oder Bescheid)
• Nachweis der Haftpflichtversicherung nach Bewachungsverordnung
• Zertifikate, falls angegeben, mit Gültigkeitsdatum
• Aussage zur Registrierung der Einsatzkräfte im Bewacherregister
• Benennung eines festen Ansprechpartners und einer Notfallnummer

Schritt 8: Angebot prüfen und Vertrag schließen

Legen Sie die Angebote nebeneinander und prüfen Sie, ob wirklich dieselbe Leistung angeboten wird: gleiche Stunden, gleiche Qualifikation, gleiche Zuschläge, gleiche Regelung bei Ausfall. Ein günstiger Preis ist wenig wert, wenn Nachtzuschläge fehlen oder die Vertretung nicht geregelt ist. Wie Sie dabei vorgehen, zeigt der Ratgeber zum Vergleich von Angeboten.

Im Vertrag sollten Leistungsbeschreibung, Laufzeit, Kündigung, Haftung, Schlüsselübergabe, Datenschutz und Preisanpassung stehen. Welche Klauseln wichtig sind, zeigt der Ratgeber Inhalte des Bewachungsvertrags. Unterschreiben Sie erst, wenn die Dienstanweisung zumindest im Entwurf vorliegt.

Achten Sie außerdem auf die Frage, wer den Einsatzkräften Anweisungen gibt. Bei einem Bewachungsauftrag steuert der Dienstleister seine Leute über die eigene Einsatzleitung. Ihre Wünsche laufen über die Dienstanweisung und den vereinbarten Ansprechpartner. Das schützt beide Seiten und hält die Verantwortung dort, wo sie hingehört.

Schnittstellen vor dem Start festlegen

Ein Sicherheitsdienst arbeitet selten allein. Er greift auf Ihre Technik zu, ruft im Notfall Behörden und muss wissen, wen er bei Ihnen weckt. Diese Schnittstellen gehören schriftlich geregelt, bevor die erste Schicht beginnt – nicht erst, wenn nachts der Alarm läuft.

Leitstelle: Klären Sie, ob Alarme Ihrer Anlage bei einer Notruf- und Serviceleitstelle auflaufen und wie diese den Dienst vor Ort erreicht. Polizei und Feuerwehr: Die Einsatzkräfte rufen über den Notruf an; für Sie zählt, dass Zufahrten, Feuerwehrschlüsseldepot und Ansprechpartner bekannt sind. Versicherer: Fragen Sie, ob Ihr Versicherer bestimmte Kontrollen oder Berichtsformen erwartet, und stimmen Sie die Dienstanweisung darauf ab. Fremdfirmen: Reinigung, Wartung und Lieferanten, die außerhalb der Geschäftszeiten kommen, gehören mit Namen und Zeiten in die Unterlagen.

Denken Sie auch an den Datenschutz. Sobald der Dienst Besucherlisten führt, Kennzeichen notiert oder auf Kamerabilder zugreift, verarbeitet er personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Dafür braucht es in der Regel eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, klare Löschfristen und eine Regel, wer Aufzeichnungen sichten darf. Hinweise dazu gibt der Ratgeber zum Datenschutz beim Sicherheitsdienst. Wer das vor dem Start klärt, muss es nicht später unter Zeitdruck nachholen.

Schritt 9: Einweisung und Start

Der erste Einsatztag entscheidet über den Eindruck der nächsten Monate. Planen Sie eine gemeinsame Begehung mit der Einsatzleitung und, wenn möglich, mit den ersten Kräften ein. Zeigen Sie Zugänge, Notausgänge, Technikräume, Absperrhähne und Sammelplätze.

• Schlüssel, Codes und Transponder gegen Quittung übergeben
• Alarmplan und Telefonliste mit Erreichbarkeiten auf Ihrer Seite
• Fluchtwege, Feuerlöscher, Brandmeldezentrale zeigen
• Hausordnung und Regeln zum Hausrecht klären
• Besonderheiten benennen: Lieferzeiten, Reinigungsfirmen, Handwerker
• Ablauf der Berichte und Meldewege festlegen

Schritt 10: Laufenden Dienst steuern

Ein Auftrag ist nicht mit dem Start erledigt. Vereinbaren Sie nach den ersten Wochen ein kurzes Abstimmungsgespräch: Was läuft gut, wo gibt es Rückfragen, passt der Rundgang noch zur Lage? Lesen Sie die Berichte regelmäßig, auch wenn nichts passiert ist – gerade die Routinemeldungen zeigen, ob die Kontrollen wirklich stattfinden.

Digitale Berichte erleichtern diese Steuerung erheblich. Wenn jede Kontrolle mit Zeitstempel und bei Auffälligkeiten mit Fotos erfasst wird, sehen Sie auf einen Blick, wann wer wo war und was festgestellt wurde. Sinnvoll ist eine Vereinbarung, welche Meldungen sofort per Anruf kommen, welche als Bericht am Folgetag reichen und wer bei Ihnen die Berichte liest. Mehr dazu im Ratgeber zu digitalen Kontrollberichten.

Danach genügen meist feste Termine im Quartal oder Halbjahr. Änderungen im Objekt, etwa neue Mieter, Umbauten oder geänderte Öffnungszeiten, sollten Sie sofort melden, damit die Dienstanweisung angepasst wird. Hinweise zur Kontrolle gibt der Ratgeber Qualitätskontrolle beim Sicherheitsdienst.

Beispiel: ein Gewerbehof im Umland von Neumünster

Ein Eigentümer verwaltet einen Gewerbehof mit fünf Mietern: zwei Handwerksbetriebe, ein Onlinehändler mit Lager, eine Kfz-Werkstatt und ein Büro. Nach zwei Aufbrüchen an Containern im Winter verlangt der Gebäudeversicherer zusätzliche Maßnahmen. Der Eigentümer geht die Checkliste durch.

Anlass und Schutzziel sind schnell formuliert: Diebstahl aus Containern und Hallen verhindern, Zufahrt nachts kontrollieren, Vorfälle für die Versicherung belegen. Beim Abendrundgang fallen ihm eine defekte Hoflampe und ein Tor auf, das sich nicht mehr richtig schließen lässt – beides wird vor Auftragsbeginn repariert. Die Mieter werden einbezogen, weil der Werkstattinhaber nachts gelegentlich Fahrzeuge abholt und auf die Telefonliste gehört.

Am Ende entscheidet sich der Eigentümer für einen Revierdienst mit mehreren Kontrollen pro Nacht zu wechselnden Zeiten, kombiniert mit der Aufschaltung der vorhandenen Alarmanlage. Die Anfragemappe umfasst vier Seiten, drei Anbieter geben vergleichbare Angebote ab. Nach sechs Wochen Betrieb wird der Rundgang einmal angepasst, weil sich ein neuer Mieter mit Außenlager angesiedelt hat.

Typische Fehler aus der Praxis

Die folgenden Fehler begegnen uns bei neuen Aufträgen immer wieder. Wenn es einmal besonders schnell gehen muss, hilft zusätzlich der Ratgeber zum kurzfristigen Sicherheitsdienst.

• Zu spät angefragt: Vor Weihnachten, Silvester oder großen Veranstaltungen sind gute Kräfte früh verplant.
• Aufgaben nur mündlich erklärt: Bei Schichtwechsel oder Vertretung geht das Wissen verloren.
• Kein Ansprechpartner benannt: Die Wache meldet einen Wasserschaden, aber niemand ist erreichbar.
• Nur auf den Preis geschaut: Fehlende Zuschläge oder Ersatzregelungen fallen erst im Ernstfall auf.
• Technik vergessen: Eine vorhandene Alarmanlage wird nicht eingebunden, obwohl sie Rundgänge ergänzen könnte.
• Berichte nicht gelesen: Hinweise auf defekte Türen oder Beleuchtung bleiben monatelang liegen.
• Mieter oder Nutzer nicht informiert: Sie rufen nachts die Polizei, weil sie die Streife für Einbrecher halten.

Die Checkliste zum Abhaken

Zum Schluss alle Schritte noch einmal kompakt. Drucken Sie die Tabelle aus oder übernehmen Sie sie in Ihre Projektliste.

Staffsec begleitet Auftraggeber in Schleswig-Holstein, Hamburg und Berlin von der Begehung bis zum laufenden Dienst – nehmen Sie gern Kontakt auf.