Ausfälle sind normal, Lücken nicht
Menschen werden krank, haben Urlaub, besuchen Schulungen oder stehen morgens im Stau auf der A7. In einem Gewerbe, in dem viele Dienste nachts, am Wochenende und an Feiertagen stattfinden, gehören Ausfälle zum Alltag. Entscheidend ist nicht, ob jemand ausfällt, sondern ob der Dienst trotzdem pünktlich und fachkundig besetzt wird.
Für Auftraggeber zeigt sich die Qualität eines Sicherheitsdienstes oft genau in diesen Momenten. Ein unbesetzter Empfang am Montagmorgen oder eine ausgefallene Nachtkontrolle fällt auf, und im schlimmsten Fall ist das Objekt genau dann ungeschützt, wenn etwas passiert.
Drei Arten von Ausfällen
Nicht jeder Ausfall ist gleich. Planbare Abwesenheiten lassen sich Wochen vorher regeln, kurzfristige brauchen einen anderen Weg.
| Art | Beispiele | Wie sie aufgefangen werden |
|---|---|---|
| Planbar | Urlaub, Schulung, Prüfung, Arzttermin | Frühzeitige Einplanung einer eingewiesenen Vertretung im Dienstplan |
| Kurzfristig | Krankmeldung am Vorabend oder am Morgen | Bereitschaft oder Springer, der das Objekt bereits kennt |
| Akut im Dienst | Unwohlsein, Unfall, familiärer Notfall während der Schicht | Ablösung durch Einsatzleitung oder Revierkraft, Objekt bis dahin über Leitstelle betreut |
Für jede dieser Arten sollte es einen festen Ablauf geben, der nicht erst im Ernstfall erfunden wird.
Bausteine einer belastbaren Vertretung
- Eingewiesene Vertretungen je Objekt: Für jeden Posten gibt es mindestens eine zweite Person, die das Objekt aus eigenen Diensten kennt. Die Einweisung ist dokumentiert.
- Bereitschaft: Für kurzfristige Ausfälle ist jemand erreichbar und kann in angemessener Zeit vor Ort sein.
- Meldekette: Einsatzkräfte melden Ausfälle früh und über einen festen Weg, nicht per Nachricht an eine Kollegin.
- Einsatzleitung mit Überblick: Eine Stelle sieht den Dienstplan, die Qualifikationen und die Verfügbarkeiten und entscheidet schnell.
- Objektmappe vor Ort und digital: Damit eine Vertretung auch in einem selten betreuten Objekt sofort weiß, was zu tun ist.
- Meldung an den Auftraggeber: Bei Vertretungen erfahren Sie, wer kommt, besonders bei Empfangsdiensten mit Kundenkontakt.
Wie Dienstpläne grundsätzlich aufgebaut sind, beschreibt der Ratgeber zur Schichtplanung im Sicherheitsdienst.
Die Einweisung macht den Unterschied
Eine Vertretung, die das Objekt nicht kennt, ist nur eine halbe Lösung. Sie steht am Empfang und weiß nicht, wo die Besucherausweise liegen, oder fährt eine Revierkontrolle und findet den Schlüsselkasten nicht. Gute Dienstleister weisen Vertretungen deshalb vor dem ersten Einsatz ein, idealerweise bei einem gemeinsamen Dienst mit der Stammkraft.
Die Einweisung folgt einer festen Liste: Rundgang durch das Objekt, Notausgänge und Sammelplätze, Brandmeldezentrale, Schlüssel und Zugänge, wichtige Ansprechpartner, Besonderheiten wie empfindliche Bereiche oder Mieter mit eigenen Regeln. Die Einweisung wird schriftlich bestätigt. Die DGUV Vorschrift 23 verlangt ohnehin, dass Einsatzkräfte vor der ersten Tätigkeit in die örtlichen Verhältnisse eingewiesen werden. Grundlage dafür ist eine aktuelle Dienstanweisung.
Rechtliche Voraussetzungen gelten auch für die Vertretung
Eine Vertretung muss dieselben Voraussetzungen erfüllen wie die Stammkraft. Sie braucht die passende Qualifikation nach § 34a GewO, also Unterrichtung oder, wo vorgeschrieben, Sachkundeprüfung. Sie muss über das Bewacherregister gemeldet und als zuverlässig bestätigt sein, bevor sie eingesetzt wird. Ein schneller Ersatz aus dem Bekanntenkreis ist deshalb ausgeschlossen.
Auch die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes gelten weiter. Eine Kraft, die gerade aus einer Nachtschicht kommt, darf nicht einfach den Tagdienst übernehmen, weil die Ruhezeit von elf Stunden nach § 5 ArbZG einzuhalten ist. Wie das Register funktioniert, erklärt der Ratgeber zum Bewacherregister für Auftraggeber.
Was im Vertrag stehen sollte
Viele Verträge schweigen zur Vertretung oder enthalten nur einen allgemeinen Satz. Besser ist eine klare Regelung, an der sich beide Seiten orientieren können.
- Wer informiert wen, wenn eine Vertretung eingesetzt wird, und in welcher Form?
- Welche Mindestanforderungen gelten für die Vertretung, etwa Einweisung im Objekt, Sprachkenntnisse oder Ersthelferausbildung?
- Wie wird verfahren, wenn ein Dienst trotz aller Bemühungen nicht rechtzeitig besetzt werden kann?
- Wer ist im Ernstfall rund um die Uhr erreichbar, Name oder Funktion und Rufnummer?
- Wie werden Ausfälle und Vertretungen im Bericht sichtbar?
Weitere Vertragsinhalte finden Sie im Ratgeber zum Bewachungsvertrag. Ob die Absprachen im Alltag gelebt werden, zeigt eine regelmäßige Qualitätskontrolle.
Beispiel: Krankmeldung um fünf Uhr morgens
Ein Verwaltungsgebäude in Berlin öffnet um sieben, der Empfang ist ab halb sieben besetzt. Um fünf Uhr meldet sich die Stammkraft krank. In einem gut organisierten Ablauf geht die Meldung an die Bereitschaft der Einsatzleitung. Diese sieht im Plan, dass die eingewiesene Vertretung frei ist und ihre Ruhezeit eingehalten hat, ruft sie an und bestätigt den Dienst. Um sechs geht eine kurze Nachricht an die Ansprechperson des Auftraggebers mit dem Namen der Vertretung.
Um halb sieben öffnet der Empfang wie gewohnt. Die Besucher merken nichts, und der Auftraggeber weiß Bescheid. Ohne festen Ablauf hätte es vielleicht eine halbe Stunde gedauert, überhaupt jemanden zu erreichen.
Was Sie im eigenen Haus vorbereiten können
Auch der Auftraggeber kann viel dazu beitragen, dass eine Vertretung schnell arbeitsfähig ist. Halten Sie Besucherausweise, Telefonlisten und Schlüssel an einem festen Ort bereit, den auch eine neue Person sofort findet. Sorgen Sie dafür, dass Zugangskarten für Vertretungen rechtzeitig freigeschaltet sind und nicht erst am Morgen beantragt werden müssen.
Hilfreich ist außerdem eine Person aus Ihrem Haus, die am ersten Tag einer Vertretung kurz vorbeischaut, Fragen beantwortet und Besonderheiten erklärt, etwa einen Termin mit vielen Gästen oder eine laufende Handwerkerarbeit. Fünf Minuten Gespräch ersparen oft eine Stunde Unsicherheit. Notieren Sie wiederkehrende Fragen und lassen Sie sie in die Objektmappe aufnehmen, damit die nächste Vertretung sie gar nicht erst stellen muss.
Woran Sie gute Vertretungen erkennen
Fragen Sie Ihren Dienstleister ruhig direkt: Wie viele eingewiesene Personen gibt es für mein Objekt? Wer entscheidet nachts über eine Vertretung? Wie erfahre ich davon? Klare Antworten auf diese Fragen sind ein gutes Zeichen. Auch die Berichte geben Hinweise: Tauchen immer wieder unbekannte Namen auf, ohne dass Sie informiert wurden, lohnt sich ein Gespräch.
Staffsec arbeitet in Schleswig-Holstein, Hamburg und Berlin mit festen Objektteams und eingewiesenen Vertretungen, sodass auch bei Krankheit oder Urlaub Personen eingesetzt werden, die das Objekt kennen.
